Clôture comptable, ouverture comptable

Les traitements de clôture et de ré-ouverture comptable doivent être réalisés chaque année, au cours de l'exercice comptable suivant. Une intervention d'assistance Cogia est conseillée pour cette opération dont la qualité d'exécution engage la responsabilité du dirigeant de l'entreprise.

Vous pouvez le faire vous même, en suivant les étapes de la procédure à respecter décrites sur cette page pour une réalisation conforme aux exigences du Bulletin Officiel des Impots relatif aux logiciels de comptabilité utilisés en France.

Pour essayer le logiciel de gestion Cogia, cliquer sur le bouton ''Cogia Cloud'' puis sur ''Exécuter''. Valider les messages de sécurité. Choisir ensuite l'activité qui vous correspond.

Le logiciel de gestion intégrée Cogia est proposé en abonnement par utilisateur. Quand l'abonnement se termine, vous ne pouvez plus ajouter de document ou de pièce comptable, les autres fonctions restent actives. Vous pouvez alors le renouveler, le suspendre temporairement ou le stopper.

Avec Cogia, tout est simple : vous téléchargez la version d'essai, vous vérifiez que le logiciel fonctionne sur votre équipement et qu'il répond à vos besoins, vous souscrivez un abonnement pour un mois, trois mois ou un an. Si vous continuez à être satisfait, vous le prolongez.

Garanties de satisfaction : Un essai gratuit du logiciel avant de commander + abonnement mensuel sans engagement de durée + renouvellement à votre demande, pas de reconduction automatique.

Suite de la procédure de clôture de la comptabilité.

Les traitements de fin d'exercice comptable permettent de clôturer définitivement la comptabilité d'un exercice et de générer le journal de reprise des soldes comptables, dont le code est "A N".

Lors de la clôture comptable, les écritures de l'exercice précédent sont supprimées et sauvegardées sous un format d'échange dans un fichier d'archive (.ARC). Ces données pourraient être utilisées exceptionnellement pour regénérer une comptabilité dont les sauvegardes ne seraient pas exploitables.

La responsabilité du dirigeant de l'entreprise est engagée en cas de manquement aux obligations suivantes :

Les impressions définitives sur support papier des états comptables doivent être réalisées et conformes aux déclarations fiscales :

En cas de divergence sur l'un des cumuls des états imprimés ci-dessus, ne pas procéder à la clôture comptable.

Les sauvegardes de l'application et des données à la date de la clôture doivent être archivées. Le responsable de l'entreprise doit être en mesure de les remettre en service lors d'un contrôle, pendant une durée pouvant atteindre 10 ans, soit après que votre équipement informatique ait été remplacé 2 ou 3 fois.

Conserver les données seules, sans le logiciel en état de les présenter n'a aucune valeur en cas de contrôle fiscal.

Ecran de préparation de la clôture comptable

La conservation des écritures non lettrées ne doit être cochée que si le lettrage est réalisé. Il ne faut pas cocher la conservation des écritures de trésorerie non pointées si le pointage de la trésorerie n'est pas fait. Sinon l'ensemble des écritures seront reportées sur le journal d'ouverture de la comptabilité.

La procédure de clôture débute par un contrôle général de la comptabilité. Si des anomalies sont détectées lors du contrôle, il est fortement conseillé de les corriger avant, des écarts entre la balance d'ouverture et la balance de clôture peuvent apparaître autrement.

Il est fortement conseillé de contrôler la balance générale avant cloture avec la liasse fiscale établie par le cabinet comptable afin de s'assurer que toutes les écritures d'opérations diverses ont été effectivement passées.

Il est fortement recommandé de contrôler la balance d'ouverture tout de suite après la réalisation de la clôture. Si des écarts sont constatés par rapport à la balance de clôture, la recherche et la correction des anomalies doit être réalisée aussitôt.

Attention : Avant de clôturer la comptabilité il faut obligatoirement imprimer tous les états (journaux, balances, grand-livres) et faire une sauvegarde complète du logiciel et des données. Cette sauvegarde peut être contrôlée et même rechargée dans le cadre d'un contrôle fiscal.

1 - Faire un contrôle général de la comptabilité et corriger les anomalies constatées. Même une erreur sur le lettrage d'un compte sera plus difficile à corriger lorsque les écritures auront été supprimées.

2 - Imprimer une balance générale et un journal centralisateur à la date de la clôture. Si l'un d'eux n'est pas équilibré, rechercher et corriger, la clôture correcte ne pourra pas être réalisée. Contrôler également le résultat dégagé sur la balance, il doit être rigoureusement le même que celui de votre liasse fiscale établie par votre expert comptable ou centre de gestion.

3 - Si les contrôles ci-dessus sont corrects, effectuez les traitements de fin de pèriode comptable à la date de la clôture. Les données de l'exercice cloturé ne seront plus modifiables, les factures seront archivées.

4 - Vérifiez une dernière fois que les impressions comptables ont été effectuées et sont conformes au résultat figurant sur votre liasse fiscale. Elles ne pourront être réalisées qu'à partir du rechargement de la sauvegarde du dossier dans le cas contraire.
Impressions obligatoires : journaux détaillés et centralisateur, balances clients, fournisseurs et générale, grand-livres clients, fournisseurs et des comptes généraux.

Arréter l'utilisation du logiciel Cogia sur les autres postes, en cas d'anomalie nécessitant un rechargement des sauvegardes, l'utilisation exclusive du logiciel est conseillée.

5 - Réaliser une sauvegarde du dossier avant la cloture, l'archiver à part des sauvegardes de travail et y joindre le dossier contenant l'application. Un contrôleur des impots peut demander, dans les six ans suivant la clôture, de lui présenter l'application en état de marche et les données ayant servis à l'établissement de la comptabilité informatique.

Vous pouvez commander chez Cogia la réalisation d'un support autonome contenant l'application et les données à la date de clôture. Ce support, une clé USB, permettra la consultation des documents comptables à partir de n'importe quel PC sous Windows, sans installation du logiciel, pendant plusieurs années. Le prix de cette prestation, incluant la fourniture et l'envoi de la clé est de 169 € HT, à réaliser impérativement avant d'effectuer les traitements de clôture.

6 - Lancer les traitements de clôture comptable, qui commencent par un contrôle général de la comptabilité et l'affichage d'un compte rendu. Si des anomalies sont constatées, vous pouvez forcer le logiciel à effectuer la suite des traitements. Le résultat obtenu dans le journal des reports à nouveaux pourra présenter des anomalies.

7 - Imprimer une balance générale d'ouverture et la contrôler par rapport à la balance de clôture. En cas de déséquilibre ou de reports de compte non concordants, rechercher et corriger immédiatement la cause.

A partir d'ici, le travail sur les autres postes peut reprendre.

La prise en charge de cette opération peut être commandée chez Cogia. Forfait = 390 € HT, référence : cga.agstc. Les travaux de contrôles et de clôtures sont alors effectués en télé-assistance illimitée et sur site, une intervention d'une demi journée comprise, déplacement facturé en supplément. La constitution de la clé contenant l'archive exploitable à la date de clôture est comprise.

Ci-dessous, un exemple de visualisation avant impression de la balance comptable clients.

Un tableur et un traitement de texte vous suffisent pour facturer, vos dossiers clients sont rangés dans l'armoire du bureau, votre comptable se charge d'enregistrer votre comptabilité ... pourquoi un logiciel de gestion intégré ?

Pour gagner en productivité : les informations à jour sont regroupées, disponibles en déplacement si vous optez pour le mode hébergé, immédiatement prises en compte. Une application de gestion intégrée peut vous aider à gagner du temps, à une condition : c'est un outil dont il faut apprendre à se servir pour en tirer des bénéfices.

L'application de gestion intégrée Cogia vous offrira davantage de fonctionnalités qu'un simple logiciel de facturation. Exploitez le comme un responsable de clientèle, toujours au courant de la situation de ses clients : sur la fiche client vous disposez des informations de base du client, des documents associés, de l'historique des opérations, des temps passés par intervention, de dossiers pour y ranger les documents externes au format PDF, XLS. Même la GED devient inutile dans le cadre d'une TPE.

Un contrôle fiscal peut survenir et vous obliger à produire les éléments, logiciels, données et procédures plusieurs années après la date de clôture. Quelles mesures avez vous prises pour garantir la possibilité de respecter cette obligation ? Pourrez vous consulter les données comptables de 2010 avec votre logiciel de 2014 ? Certainement, la réponse est NON. Seule une solution permettant de conserver le logiciel et les données en état de service à la date de clôture vous permet de respecter facilement cette contrainte légale.