logiciel de facturation Cogia Informatique, made in France, 
Charente, Cognac

Grand livre comptable, grand livre des comptes, grand livre client

Le grand livre comptable liste les écritures comptables enregistrées pour chaque compte dans l'ordre chronologique, indique les cumuls des écritures au débit et crédit des comptes ainsi que leur solde comptable à la fin de la période comptable considérée. (Voir définition sur Wikipédia)

Etat comptable : L'impression du grand livre des comptes de l'exercice comptable est obligatoire avant d'effectuer les traitements de clôture de l'exercice comptable.

L'extrait de compte client est une édition partielle du grand livre comptable , réalisée pour un seul compte, aussi souvent que nécessaire.

Avantages d'un logiciel de gestion intégrée

Avec le logiciel Cogia, aucune phase de transfert ou de validation d'une saisie comptable n'est nécessaire, la comptabilité est gérée en temps réel, ce qui vous permet de bénéficier de situations comptables à jour et d'un véritable tableau de bord de gestion. (voir définition de la Gestion Intégrée).

Bien entendu, la correction d'une erreur de saisie est possible. Une gestion en temps réel ne vous empêchera pas de corriger une information tant que celle ci n'aura pas fait l'objet d'une validation définitive. Un autre avantage du logiciel de gestion Cogia est de conserver la trace de toutes les opérations, saisie, modification ou suppression de données dans des journaux historiques qui peuvent être consultés d'un simple clic sur les champs en saisie.

Avec un logiciel de gestion intégrée, vous suivez vos comptes clients et fournisseurs en temps réel et répondez à toute demande de circularisation sans solliciter votre cabinet comptable.

Impression obligatoire du grand livre comptable

Le grand livre auxiliaire clients, le grand livre fournisseurs et le grand livre des comptes généraux sont des documents obligatoires dans le cadre d'une tenue de comptabilité informatique. Ils doivent être imprimés sur support papier avant de réaliser les traitements de fin d'exercice comptable.

Il est également possible de lancer l'impression du grand-livre depuis l'écran de lettrage des comptes clients ainsi que depuis la saisie des fiches clients ou fournisseurs et depuis la visualisation avant impression des états comptables.

Quand la sélection ne concerne qu'un seul compte, on obtient alors un extrait de compte qui se présente comme le grand-livre du compte pour la période comptable déterminée.

Lancer l'impression du grand livre comptable

L'impression du grand livre des comptes s'effectue à partir du menu général en choisissant l'option Gestion / Editions / Générales / Grand livre. Elle peut être demandée aussi souvent que nécessaire. Avec le logiciel de gestion intégrée Cogia, la validation des écritures comptables est automatique, en temps réel.

C'est par cette fonction que se réalisera l'impression annuelle obligatoire dans le cadre d'une tenue de la comptabilité par informatique. Cette fonction devra être exécutée pour les comptes clients, puis les comptes fournisseurs et pour les comptes généraux. Les cumuls des écritures comptables et des soldes des comptes devront être égaux à ceux des balances comptables de la même période.

Imprimer le grand livre comptable, période comptable, 
compte collectif, groupe de comptes, sélection des écritures comptables pour imprimer le grand livre 
comptable

Pour imprimer un extrait de compte depuis cet écran d'initialisation, indiquer le même code comptable dans les champs de saisie Premier compte et Dernier compte.

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Circularisation, extrait de compte client ou fournisseur

L'impression de l'extrait de compte client ou fournisseur est possible depuis la fiche du client dans la gestion commerciale ou la fiche du fournisseur dans la gestion des approvisionnements, ou depuis le lettrage des comptes. L'écran d'initialisation est simplifié, seul le compte dont les données sont affichées étant concerné.

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circularisation des tiers, audit des comptes clients

Dans le cadre d'une opération de circularisation, c'est à dire de rapprochement de votre comptabilité avec celle de l'un de vos clients ou fournisseurs, il vous suffit d'enregistrer l'extrait de compte affiché au format PDF puis de l'expédier par e-mail à votre client ou fournisseur à partir de sa fiche. Le mail envoyé ainsi que la pièce jointe seront conservés dans un dossier accessible depuis la fiche du client ou la fiche du fournisseur.

Gain de productivité : dans un cas comme celui présenté ci-dessus, votre partenaire vous répondra à coup sûr. Vous n'aurez pas alors à rechercher dans des piles de papiers, un simple affichage de la fiche du client ou du fournisseur vous permettra de consulter à nouveau l'extrait de compte envoyé pour vérification.

Extrait d'un grand livre des comptes clients

Cet exemple d'impression a été réalisée à partir de la gestion intégrée Cogia en utilisant le modèle d'imprimé standard gstrehis.wde

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Le modèle d'imprimé est défini dans la table des paramètres Modèle d'imprimés, ligne LHC

Sur l'écran de visualisation avant impression du grand livre des comptes apparaissent des étoiles pour signaler les champs cliquables. Ces signes ne seront pas imprimés.

En cliquant sur la référence d'une pièce comptable, une facture client par exemple, l'utilisateur du logiciel déclenchera d'un seul clic l'affichage en clair de la facture, telle qu'elle a été transmise au client.

Avantages d'un logiciel de gestion intégrée : pour l'utilisateur une grande simplicité dans la navigation, la visualisation d'une facture client depuis une impression comptable d'un simple clic, entrainant, en plus du confort, un gain de productivité important lors des recherches ou contrôles des informations, avec la garantie de cohérence entre les données comptables et de gestion commerciale.

Recherche dans le plan comptable de l'entreprise

Sur l'écran de préparation de l'impression du grand livre des comptes, vous disposez de deux boutons pour fixer une fourchette, dans le cas d'une sélection partielle. Ces boutons déclenchent l'ouverture de l'écran ci-dessous pour effectuer le choix des comptes.

L'écran de recherche comporte deux tableaux, le premier contient la liste des comptes, dans l'ordre du plan comptable, le second la liste des écritures comptables du compte sélectionné depuis la dernière clôture comptable.

A partir des en-têtes des colonnes du tableau de gauche, vous pouvez effectuer des tris ou un filtrage par simple clic. A partir de la saisie de quelques caractères, seuls les comptes dans lesquels figurent ces valeurs seront conservés dans l'affichage du plan comptable.

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Exemple de Balance âgée client

Cet imprimé de gestion vous permet de mieux gérer vos comptes clients et de préparer l'impression des lettres de relance pour les factures impayées ou en retard de paiement.

Exemple de balance agée clients, comptes débiteurs. 
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Cliquer sur l'image ci-dessus pour des renseignements sur cette fonction.


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