Grand livre comptable, extrait de compte

Définition : Le grand-livre comptable contient le détail des écritures comptables pour chaque compte sélectionné, dans l'ordre chronologique. Les grand-livres comptables clients, fournisseurs et des comptes généraux sont des documents obligatoires dans le cadre d'une tenue de comptabilité informatique.

Il est également possible de lancer l'impression du grand-livre depuis l'écran de lettrage des comptes ainsi que depuis la saisie des fiches clients ou fournisseur.

Si la sélection ne concerne qu'un seul compte, on obtient alors un extrait de compte qui se présente comme le grand-livre du compte pour la période déterminée.

L'impression du grand livre des comptes est obligatoire avant de réaliser les traitements de fin d'exercice comptable.

L'impression du grand livre des comptes s'effectue à partir du menu général en choisissant l'option Gestion / Editions / Générales / Grand livre. Elle peut être demandée aussi souvent que nécessaire. Aucune opération de validation des écritures comptables n'est nécessaire avant. Avec le logiciel de gestion intégrée Cogia, la validation des écritures comptables est automatique, en temps réel.

C'est par cette fonction que se réalisera l'impression annuelle obligatoire dans le cadre d'une tenue de la comptabilité par informatique. Cette fonction devra être exécutée pour les comptes clients, puis les comptes fournisseurs et pour les comptes généraux. Les cumuls des écritures comptables et des soldes des comptes devront être égaux à ceux des balances comptables de la même période.

Pour imprimer un extrait de compte depuis cet écran d'initialisation, indiquer le même code comptable dans les champs de saisie Premier compte et Dernier compte.

L'impression de l'extrait de compte client ou fournisseur est possible depuis la fiche du client dans la gestion commerciale ou la fiche du fournisseur dans la gestion des approvisionnements, ou depuis le lettrage des comptes. L'écran d'initialisation est simplifié, seul le compte dont les données sont affichées étant concerné.

Dans le cadre d'une opération de circularisation, c'est à dire de rapprochement de votre comptabilité avec celle de l'un de vos clients ou fournisseurs, il vous suffit d'enregistrer l'extrait de compte affiché au format PDF puis de l'expédier par e-mail à votre client ou fournisseur à partir de sa fiche. Le mail envoyé ainsi que la pièce jointe seront conservés automatiquement dans un dossier accessible depuis la fiche du client ou la fiche du fournisseur.

Gain de productivité : dans un cas comme celui présenté ci-dessus, votre partenaire vous répondra à coup sûr. Vous n'aurez pas alors à rechercher dans des piles de papiers, un simple affichage de la fiche du client ou du fournisseur vous permettra de consulter à nouveau l'extrait de compte envoyé pour vérification.

Cet exemple d'impression a été réalisée à partir de la gestion intégrée Cogia en utilisant le modèle d'imprimé standard gstrehis.wde

Le modèle d'imprimé est défini dans la table des paramètres Modèle d'imprimés, ligne LHC

Sur l'écran de visualisation avant impression du grand livre des comptes apparaissent des étoiles pour signaler les champs cliquables. Ces signes ne seront pas imprimés.

En cliquant sur la référence d'une pièce comptable, une facture client par exemple, l'utilisateur du logiciel déclenchera d'un seul clic l'affichage en clair de la facture, telle qu'elle a été transmise au client.

Avantages d'un logiciel de gestion intégrée : pour l'utilisateur une grande simplicité dans la navigation, la visualisation d'une facture client depuis une impression comptable d'un simple clic, entrainant, en plus du confort, un gain de productivité important lors des recherches ou contrôles des informations, avec la garantie de cohérence entre les données comptables et de gestion commerciale.

Ecran de recherche dans le plan comptable