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Guide d'utilisation du logiciel de gestion intégrée CogiaV5. Comment faire une balance comptable ou une balance auxiliaire, définitions générales et présentation des étapes de travail pour préparer et imprimer une balance générale comptable.

La balance comptable est un état comptable faisant ressortir les cumuls des écritures comptables et les soldes des comptes pour une période comptable déterminée.

Les balances comptables générées par la logiciel de gestion intégrée Cogia se présentent sous la forme de tableaux de huit colonnes. Les deux premières permettent de définir les comptes et les niveaux de regroupement des comptes. Ensuite viennent deux colonnes dans lesquelles sont totalisées les écritures comptables à la date de la reprise comptable, puis deux autres pour le total des écritures comptables de la période comptable et enfin deux pour les soldes comptables.

Avantages du logiciel comptable Cogia pour l'utilisateur

Avec le logiciel de gestion intégrée Cogia, les données de gestion commerciale et comptable sont maintenues à jour, cohérentes, partageables entre utilisateurs : gain de temps, de sécurité, de qualité. Les informations comptables du client sont disponibles sur sa fiche commerciale et sa fiche comptable, l'encours tient compte de la situation comptable, des commandes et livraisons en cours, des effets non échus. L'extrait de compte au grand livre de comptabilité, les lettres de relance pour factures impayées sont conformes à la situation réelle client.

Préparation et impression de la balance comptable

L'ensemble des éditions des balances comptables est réalisé à partir de cette fonction. Les écritures comptables peuvent être saisies par pièce comptable, par journal comptable, générées par la facturation des clients ou la gestion des achats.

Avantage de la gestion intégrée Cogia : toute écriture saisie ou générée est prise en compte immédiatement dans le calcul de la balance, sans effectuer un travail de validation. Tout se passe en temps réel.

Selon les principes comptables, la balance comptable permet de connaître la situation des comptes individuels et totalisés par classe comptable, à partir des écritures comptables imputées par exercice comptable. Elle se présente dans l'ordre du plan comptable de l'entreprise.

Afin d'obtenir une balance plus synthétique, les comptes auxiliaires clients et les comptes auxiliaires fournisseurs sont regroupés dans des comptes collectifs. Seuls les comptes collectifs seront présents sur la balance générale comptable, le détail des comptes collectifs fera l'objet de l'édition de la balance auxiliaire clients et de la balance auxiliaire fournisseurs.

L'édition de la balance peut être demandée aussi souvent que nécessaire. Elle doit être imprimée avant de réaliser les traitements de clôture d'exercice comptable.

La balance d'ouverture comptable doit être imprimée après ces traitements et contrôlée par rapport à la balance de clôture comptable. Elle définit la situation comptable à l'ouverture du nouvel exercice comptable et ne comporte que les comptes de bilan, classe 1 à 5, le solde des comptes de gestion, classe 6 et 7, ayant permis de déterminer le résultat de l'exercice comptable.

La période comptable correspond en général aux dates de début et de fin d'exercice comptable. L'utilisateur peut en choisir toute autre, pour une situation comptable intermédiaire.

Rappel : Les impressions obligatoires dans le cadre d'une tenue de comptabilité informatique sont : la balance générale comptable, les balances auxiliaires clients et fournisseurs, les journaux comptables détaillés, le journal centralisateur comptable, le grand livre de comptabilité.

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Exemple de balance générale comptable

La période définie par la saisie des dates de début et de fin peut correspondre à un mois ou à une partie de l'exercice en cours. La période précédente correspond alors aux cumuls de toutes les écritures jusqu'à la date de début de la période spécifiée.

La sortie sur fichier permet de générer un fichier pouvant être exploité à l'aide d'un tableur. Les données de ce fichier sont : le code du compte, l'intitulé du compte, le solde débit, le solde crédit. Les valeurs sont séparées par le caractère [point virgule].

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Balances comptables particulières :

* La balance d'ouverture est calculée exclusivement à partir des écritures du journal comptable des A Nouveaux, il s'agit des écritures de reprise comptable. Les écritures des autres journaux comptables sont ignorées.

* La balance des comptes de trésorerie peut être obtenue en date comptable ou en date de valeur, les autres balances sont uniquement calculées en date comptable.

Exemple de balance générale : modèle : Gstrebac.wde

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Télécharger l'exemple de balance comptable complet au format PDF


Exemple de journal comptable détaillé

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Balance d'ouverture comptable.

L'édition de la balance d'ouverture comptable ou pour toute période peut être demandée par l'option Gestion / Editions / Générales / Balance du menu principal de l'application ou à partir de la télécommande.

Cette dernière fonction est plus rapide que la précédente, la sélection comporte moins de choix possibles. Il est possible ensuite d'exporter le tableau affiché vers un tableur, Excel par exemple, d'un simple clic droit sur le tableau affiché.

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Une fois le calcul de préparation effectué, vous pouvez interroger le détail des écritures d'un compte en cliquant sur le bouton extrait de compte ou demander l'impression de la balance comptable.

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Balance auxiliaire clients et fournisseurs, modèle rapide.

L'édition de la balance auxiliaire clients et de la balance auxiliaire fournisseurs peut être demandée par l'option Gestion / Edition / Générales / Balance auxiliaire du menu principal de l'application ou à partir de la télécommande.

cette seconde méthode est plus pratique et plus rapide que la précédente, mais elle ne permet pas la sélection d'une fourchette de comptes ou d'un compte collectif seul. Pour effectuer d'autres sélections, exporter le tableau affiché vers un tableur d'un simple clic droit.

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Une fois le calcul de préparation effectué, vous pouvez interroger le détail des écritures d'un compte en cliquant sur le bouton extrait de compte ou demander l'impression de la balance auxiliaire.

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