Saisie des écritures comptables, enregistrement des pièces comptables

Cette fonction permet de réaliser la saisie, la duplication, la copie, la modification, la suppression ou la consultation des pièces comptables.

Remarques importantes :

Installation du logiciel de gestion Cogia en version Cloud

La gestion intégrée Cogia répond aux exigences du Bulletin Officiel des Impots n° 12 du 24 Janvier 2006 relatif aux contrôles des comptabilités informatisées. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter ici le BOI du 24.01.06, paragraphes 19 à 24.
Les écritures des pièces d'achats et de ventes sont générées automatiquement à partir des factures en gestion commerciale et des achats stockés.
Les écritures d'achats de produits non stockés (frais de téléphone par exemple) sont saisies directement en comptabilité, par pièce ou par journal.
Pour les factures clients et fournisseurs provenant des modules de gestion commerciale intégrés, les écritures sont générées en temps réel, elles ne sont pas modifiables et ne peuvent pas être supprimées dans les fonctions de saisie comptable.
Les factures validées en gestion commerciale ne peuvent pas être modifiées ou supprimées.
Les écritures saisies dans les modules comptables intégrés peuvent être modifiées ou supprimées tant que la validation définitive de la pièce n'a pas été réalisée.
La suppression d'une pièce ou d'une écriture comptable validée est impossible.

Pour essayer le logiciel de gestion Cogia, sans engagement, cliquer sur le bouton ''Cogia Cloud'' puis sur ''Exécuter''. Valider les messages de sécurité et ne pas changer les options d'installation proposées. Après le lancement, choisir l'activité qui correspond le mieux à la votre.

Factures + Compta : abonnement 1 mois 15 € HT seulement

Le logiciel de gestion intégrée Cogia est proposé en abonnement par utilisateur. Quand l'abonnement se termine, vous ne pouvez plus ajouter de document ou de pièce comptable, les autres fonctions restent actives. Vous pouvez alors le renouveler, le suspendre temporairement ou le stopper.

Avec Cogia, tout est simple : vous téléchargez la version d'essai, vous vérifiez que le logiciel fonctionne sur votre équipement et qu'il répond à vos besoins, vous souscrivez un abonnement pour un mois, trois mois ou un an. Si vous continuez à être satisfait, vous le prolongez.

Garanties de satisfaction : Un essai gratuit du logiciel avant de commander + abonnement mensuel sans engagement de durée + renouvellement à votre demande, pas de reconduction automatique.

Suite de la présentation de l'enregistrement comptable.

Enregistrement comptable par pièce

Toute écriture comptable doit être justifiée par la présence d'une pièce justificative, une facture ou une remise de chèques à la banque par exemple. La conservation des documents justificatifs de la comptabilité est obligatoire. La saisie par pièce est la méthode la plus adaptée à la tenue d'une comptabilité informatique en temps réel. Chaque pièce est enregistrée dès sa création ou sa réception.

* La saisie se décompose en deux temps : Saisie de l'entête de pièce, puis saisie du corps.
* Les en-tête de colonnes du tableau permettent de déclencher des recherches (compte, facture...)
* Les écritures sont enregistrées lors du changemnt de ligne, en cas d'arrêt de l'ordinateur ou de perte de la connexion, seule la ligne en cours de saisie risque d'être perdue.
* Le lettrage est automatique pendant la saisie, il suffit lors de la saisie du règlement de chercher la facture (touches : Alt+F) puis de la transférer dans la pièce de banque.
* En fin de ligne, une ou plusieurs fenêtres peuvent s'ouvrir pour saisir des informations complémentaires, cela dépend du paramétrage de la pièce.

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Ecran de saisie d'une pièce comptable, modification d'une pièce comptable,
duplication d'une pièce comptable, suppression d'une pièce comptable

Lors de la saisie d'une remise de chèque, en cliquant sur le bouton ou le lien Factures, on obtient l'ouverture d'une fenêtre contenant dans un tableau la liste des factures non payées. Sur une ligne de la pièce contenant une référence de compte client, seules les factures du client seront affichées.

En se plaçant sur une ligne vierge du tableau de saisie de la pièce, toutes les factures en attente de paiement seront sélectionnées dans le tableau. Il suffit alors de sélectionner toutes les factures assosciées aux chèques de la remise puis de cliquer sur le bouton de validation pour générer en un seul clic les écritures comptables de la remise de chèques. Ci-dessous, affichage de l'écran de sélection des factures en attente de paiement.

Ecran de sélection des factures pour générer la remise de chèques

En ne saisissant qu'une partie du code comptable ou en cliquant sur le lien ''Compte'' de l'ent-tête de colonne, on obtient l'ouverture de l'écran de recherche dans le plan comptable ci-dessous.

Cet écran de recherche comporte deux tableaux, le premier, à gauche, contient la liste des comptes, dans l'ordre du plan comptable, le second la liste des écritures comptables du compte sélectionné depuis la dernière clôture comptable. Cliquer sur la loupe dans le haut des collonnes pour effectuer des sélections.

Ecran de la recherche d'un compte dans le plan comptable de l'entreprise

Traitements de fin de saisie de pièce comptable :

Lorsque la saisie de toutes les lignes d'écritures comptables de la pièce est terminée, en cliquant sur le bouton de validation, on obtient cet affichage à partir duquel on va pouvoir imprimer un état de vérification de la saisie, le brouillard comptable, ou générer un fichier de liaison bancaire dans le cas d'une remise de LCR magnétique par exemple. Ces traitements de génération dépendent de la nature de la pièce comptable saisie.

En cochant Impression de la liste de contrôle, on obtient l'affichage du brouillard de saisie comptable :

Ecran de visualisation avant impression du brouillard de saisie des écritures comptables

Certains champs, signalés par une étoile, sont clicables et déclenchent les actions suivantes :
* Compte : permet d'afficher l'extrait du compte sélectionné (grand livre partiel)

Télécharger l'exemple au format pdf

Si la pièce est une remise de LCR par exemple, il est possible de générer un fichier aux normes interbancaires et de télétransmettre ensuite celui-ci à l'aide du logiciel fourni par la banque. Il suffit pour cela de cocher la case "Génération" et de choisir "Remise sur fichier". Un tableau de contrôle s'affiiche alors pour vérifier les données avant transmission :

Préparation du ficher de liaison bancaire, LCR magnétique

Le bouton "impression" permet de conserver une trace du fichier à transmettre qui se trouve sur C:\ et porte le nom composé de : (code pièce + n° de pièce).txt (exemple : LC310301.txt)

Rappel des principes comptables

En France, la comptabilité est établie en partie double. Les écritures comptables permettent d'obtenir une situation financière périodique de l'entreprise et de son activité, le bilan et le compte de résultat. Les évènements sont enregistrés dans l'ordre chronologique, toute écriture comptable doit être rattachée à une pièce justificative qui doit être produite lors d'un contrôle par l'administration fiscale.

Dans le principe de l'enregistrement en partie double, une pièce comptable est enregistrée au minimum en deux écritures, au débit et au crédit d'un ou plusieurs comptes. Le total des écritures portées au débit doit être égal au total des écritures au crédit, pour toute pièce. La balance comptable permet de vérifier à tout moment que ce principe a été respecté.

Exemple de traitement d'une facture d'achat

Etapes et détail des écritures pour le traitement d'une facture d'abonnement téléphonique :

A réception de la facture, enregistrement de la pièce d'achat, à la date de la facture :
* au crédit du compte du fournisseur FTELECOM le montant TTC de la facture
* au débit du compte de charges 62620000 le montant hors taxes de la facture
* au débit du compte de TVA déductible 44566000 le montant de la TVA, qui permet d'équilibrer la saisie.

Pour une meilleur productivité, avant de classer le document, enregistrer le paiement à la date d'échéance, vous économiserez le temps de recherche du document ou de traitement d'une relance du fournisseur. Il s'agit d'une nouvelle pièce, sur le journal de banque, à la date d'échéance :
* au débit du compte du fournisseur FTELECOM le montant TTC de la facture
* au crédit du compte de banque 51210000 le montant TTC de la facture

Pendant la saisie de la première ligne cette pièce, un clic sur le haut de la colonne Facture vous permet de récupérer automatiquement le montant de l'écriture et de réaliser un lettrage automatique du compte fournisseur. Nouveau gain de productivité et de de fialbilité, le montant payé est justifié.

Lorsque vous recevrez votre relevé de compte bancaire, la fonction Lettrage / Pointage de l'application de gestion Cogia vous permettra de rapprocher ce paiement avec votre relevé. L'écriture qui avait été justifiée est maintenant certifiée, il n'y aura plus besoin de la vérifier ou d'en rechercher la signification lors d'un contrôle.