Gestion Intégrée COGIA Suppression des documents Utilitaire/Nettoie/Documents

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Cette fonction permet d'effacer les documents d'un type (Devis, offres de prix par exemple) qu'il n'est plus utile de conserver en portefeuille. La suppression des factures n'est possible que si elles sont archivées, pour les autres types de document cela n'est pas nécessaire.

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Remarque : Les stocks ne sont pas modifiées par cette fonction. Par exemple, si on supprime les inventaires où les mouvements de stocks de plus de 3 ans, les stocks actuels ne seront pas affectés. Par contre, si l'on supprime des commandes fournisseurs ou clients, les quantités en commande sur les fiches articles seront actualisées.

Les documents supprimés ne peuvent plus être consultés, ni imprimés, ni pris en compte dans les statistiques. Il n'est pas utile de supprimer les documents clients (factures en particulier), sauf si l'on est certain de ne jamais rechercher une information antérieure.

Précautions : Il est fortement conseillé de :

• sauvegarder les fichiers de l'application et de conserver cette sauvegarde
• imprimer la ventilation par type de document, cette impression servant de base pour la sélection des documents à supprimer : option U/P/D/F puis cliquer sur le bouton ""Documents""
• effectuer l'opération en dehors des heures de pointe en saisie des documents et si possible en mode exclusif
• controler ensuite le résultat en imprimant de nouveau la liste des documents en portefeuille.

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