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Gestion Intégrée COGIA
Gestion du WorkFlow |
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Workflow ou suivi des documents
La gestion des flux de documents, ou Workflow, est facultative dans la Gestion Intégrée Cogia. Quand elle est utilisée, elle apporte de nombreux avantages :
Pour essayer le logiciel de gestion Cogia, cliquer sur le bouton ''Cogia Cloud'' puis sur ''Exécuter''. Valider les messages de sécurité. Choisir ensuite l'activité qui vous correspond. Factures + Compta : abonnement 1 mois 15 € HT seulementLe logiciel de gestion intégrée Cogia est proposé en abonnement par utilisateur. Quand l'abonnement se termine, vous ne pouvez plus ajouter de document ou de pièce comptable, les autres fonctions restent actives. Vous pouvez alors le renouveler, le suspendre temporairement ou le stopper. Avec Cogia, tout est simple : vous téléchargez la version d'essai, vous vérifiez que le logiciel fonctionne sur votre équipement et qu'il répond à vos besoins, vous souscrivez un abonnement pour un mois, trois mois ou un an. Si vous continuez à être satisfait, vous le prolongez. Garanties de satisfaction : Un essai gratuit du logiciel avant de commander + abonnement mensuel sans engagement de durée + renouvellement à votre demande, pas de reconduction automatique. Suite de la présentation de la gestion du Workflow . |
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Présentation de la gestion du Workflow
La gestion du worflow nécessite la connaissance du statut des documents. Après chaque opération effectuée sur un document, en gestion commerciale, en gestion des achats ou en comptabilité, l'écran suivant s'affiche. L'utilisateur peut alors préparer l'étape suivante en validant les codes et en transmettant éventuellement un mail d'information aux utilisateurs concernés par l'étape suivante.
Ce bouton permet d'accéder aux paramétrage de la connexion pour la messagerie.
Le bouton "Envoi Mails" permet de générer et d'expédier en tache de fond les messages pour informer les utilisateurs sélectionnés qu'un document est en attente de traitement. Par ce moyen simple de liaison, chaque utilisateur, quelle que soit sa localisation, reste informé en temps réel de la situation des documents et des tâches à accomplir.
Pour connaitre les documents sur lesquels il doit intervenir, l'utilisateur consulte sa messagerie. Il peut également lancer une requête à partir de l'écran d'accueil en cliquant sur le bouton "Workflow". Il obtient l'écran de sélection suivant, permettant en quelques clics d'afficher la liste des documents. Exemple ci-dessous, liste des offres de prix et des devis en portefeuille.
Le bouton "Suite" permet alors de spécifier les codes position des documents à sélectionner. En règle générale, les codes positions progressent de la création à l'archivage du document. En cochant la case en dessous des 3 volets définissant la position du document, on sélectionne également les niveaux inférieurs. Dans la configuration ci-dessous, tous les documents des types définis à l'étape précédente seront sélectionnés.
Le bouton "Suite" permet d'afficher le tableau résultat de la sélection :
Rappel : Un clic en haut à droite de tout tableau affiché dans le logiciel ouvre un menu contextuel permettant de sélectionner les colonnes, d'imprimer une liste et d'exporter les données au format Word, Excel ou XML.
Un ensemble de boutons situés sous le tableau permet de déclencher un traitement pour le document sélectionné :
- Codes : affiche en modification le détail des codes Workflow du document (voir un exemple de cet affichage en haut de cette page)
- Visualise : lance l'affichage du document dans la fenêtre de visualisation avec possibilité de l'imprimer, l'exporter dans Word, Excel ou au format HTML, XML ou PDF, ou de l'envoyer par mail.
- Modification : ouverture directe du document en mode saisie ou modification, sans passer par la fiche du tiers associé.
- Transfert : ouverture de l'écran permettant, par exemple, le transfert d'un devis en commande ou d'un bon de livraison en facture.
- Exporte : Cette fonction permet de générer un fichier de liaison à transmettre au partenaire, client ou fournisseur. L'importation de ce fichier évitera à celui-ci la phase de saisie manuelle du document. L'utilisation du logiciel Cogia obligatoire. Cette procédure procure un gain de temps de travail de 90% et évite toute erreur de saisie dans les échanges entre sociétés.
Les derniers boutons ne sont présents que sur l'affichage de la liste des commandes. Il permettent de déclencher l'affichage du planning prévisionnel de livraison ou de suivre l'état de la fabrication d'une commande.
