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Gestion Intégrée COGIA

Gestion du WorkFlow
Circuit des documents


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Workflow ou suivi des documents

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La gestion des flux de documents, ou Workflow, est facultative dans la Gestion Intégrée Cogia. Elle vous apporte de nombreux avantages, par exemple :

La gestion du workflow permet de fixer des règles de travail, de bloquer une étape dans le cycle du traitement d'un document de gestion tant qu'une condition de validation d'une étape précédente n'est pas remplie. La qualité globale du travail de l'entreprise est améliorée, les litiges et les erreurs réduits par un contrôle continu à chaque niveau.

Présentation de la gestion du Workflow

La gestion du worflow nécessite la connaissance du statut des documents. Après chaque opération effectuée sur un document, en gestion commerciale, en gestion des achats ou en comptabilité, l'écran suivant s'affiche. L'utilisateur peut alors préparer l'étape suivante en validant les codes et en transmettant éventuellement un mail d'information aux utilisateurs concernés par l'étape suivante.

Ecran de saisie ou de consultation des codes position du document

Bouton d'accès à la saisie des paramètres de la fenêtre Ce bouton permet d'accéder aux paramétrage de la connexion pour la messagerie.

Ecran de saisie des paramètres de la connexion pour l'expédition des messages

Le bouton "Envoi Mails" permet de générer et d'expédier en tache de fond les messages pour informer les utilisateurs sélectionnés qu'un document est en attente de traitement. Par ce moyen simple de liaison, chaque utilisateur, quelle que soit sa localisation, reste informé en temps réel de la situation des documents et des tâches à accomplir.

Exemple de message reçu par le destinataire

Pour connaitre les documents sur lesquels il doit intervenir, l'utilisateur consulte sa messagerie. Il peut également lancer une requête à partir de l'écran d'accueil en cliquant sur le bouton "Workflow". Il obtient l'écran de sélection suivant, permettant en quelques clics d'afficher la liste des documents. Exemple ci-dessous, liste des offres de prix et des devis en portefeuille.

Ecran de sélection d'un groupe de documents en fonction de son type

Le bouton "Suite" permet alors de spécifier les codes position des documents à sélectionner. En règle générale, les codes positions progressent de la création à l'archivage du document. En cochant la case en dessous des 3 volets définissant la position du document, on sélectionne également les niveaux inférieurs. Dans la configuration ci-dessous, tous les documents des types définis à l'étape précédente seront sélectionnés.

Ecran de sélection des codes position du document sur les plans administratif, production et comptable.

Le bouton "Suite" permet d'afficher le tableau résultat de la sélection :

Tableau de la liste des documents sélectionnés en fonction de leur type et des codes position

Rappel : Un clic en haut à droite de tout tableau affiché dans le logiciel ouvre un menu contextuel permettant de sélectionner les colonnes, d'imprimer une liste et d'exporter les données au format Word, Excel ou XML.

Un ensemble de boutons situés sous le tableau permet de déclencher un traitement pour le document sélectionné :

  • Codes : affiche en modification le détail des codes Workflow du document (voir un exemple de cet affichage en haut de cette page)
  • Visualise : lance l'affichage du document dans la fenêtre de visualisation avec possibilité de l'imprimer, l'exporter dans Word, Excel ou au format HTML, XML ou PDF, ou de l'envoyer par mail.
  • Modification : ouverture directe du document en mode saisie ou modification, sans passer par la fiche du tiers associé.
  • Transfert : ouverture de l'écran permettant, par exemple, le transfert d'un devis en commande ou d'un bon de livraison en facture.
  • Exporte : Cette fonction permet de générer un fichier de liaison à transmettre au partenaire, client ou fournisseur. L'importation de ce fichier évitera à celui-ci la phase de saisie manuelle du document. L'utilisation du logiciel Cogia obligatoire. Cette procédure procure un gain de temps de travail de 90% et évite toute erreur de saisie dans les échanges entre sociétés.

Les derniers boutons ne sont présents que sur l'affichage de la liste des commandes. Il permettent de déclencher l'affichage du planning prévisionnel de livraison ou de suivre l'état de la fabrication d'une commande.

Ecran d'affichage du planning des commandes en fabrication

Ecran permettant de saisir des informations de suivi de fabrication sur les lignes de commande


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