Workflow ou suivi des documents La gestion des flux de documents, ou Workflow, est facultative dans la Gestion Intégrée Cogia. Elle vous apporte de nombreux avantages, par exemple : L'impossibilité de transférer un devis en commande sans validation préalable par le service comptable. La possibilité pour le service expédition de connaître à la demande la liste des bons de commande à expédier, après validation par le service comptabilité client. La possibilité pour le commercial en déplacement chez un client de connaître la position de ses commandes, ou la cause d'un retard dans leur traitement.

La gestion du workflow permet de fixer des règles de travail, de bloquer une étape dans le cycle du traitement d'un document de gestion tant qu'une condition de validation d'une étape précédente n'est pas remplie. La qualité globale du travail de l'entreprise est améliorée, les litiges et les erreurs réduits par un contrôle continu à chaque niveau.

La gestion du worflow nécessite la connaissance du statut des documents. Après chaque opération effectuée sur un document, en gestion commerciale, en gestion des achats ou en comptabilité, l'écran suivant s'affiche. L'utilisateur peut alors préparer l'étape suivante en validant les codes et en transmettant éventuellement un mail d'information aux utilisateurs concernés par l'étape suivante.

Ce bouton permet d'accéder aux paramétrage de la connexion pour la messagerie.

Le bouton "Envoi Mails" permet de générer et d'expédier en tache de fond les messages pour informer les utilisateurs sélectionnés qu'un document est en attente de traitement. Par ce moyen simple de liaison, chaque utilisateur, quelle que soit sa localisation, reste informé en temps réel de la situation des documents et des tâches à accomplir.

Pour connaitre les documents sur lesquels il doit intervenir, l'utilisateur consulte sa messagerie. Il peut également lancer une requête à partir de l'écran d'accueil en cliquant sur le bouton "Workflow". Il obtient l'écran de sélection suivant, permettant en quelques clics d'afficher la liste des documents. Exemple ci-dessous, liste des offres de prix et des devis en portefeuille.

Le bouton "Suite" permet alors de spécifier les codes position des documents à sélectionner. En règle générale, les codes positions progressent de la création à l'archivage du document. En cochant la case en dessous des 3 volets définissant la position du document, on sélectionne également les niveaux inférieurs. Dans la configuration ci-dessous, tous les documents des types définis à l'étape précédente seront sélectionnés.

Le bouton "Suite" permet d'afficher le tableau résultat de la sélection :

Rappel : Un clic en haut à droite de tout tableau affiché dans le logiciel ouvre un menu contextuel permettant de sélectionner les colonnes, d'imprimer une liste et d'exporter les données au format Word, Excel ou XML.

Un ensemble de boutons situés sous le tableau permet de déclencher un traitement pour le document sélectionné :

• Codes : affiche en modification le détail des codes Workflow du document (voir un exemple de cet affichage en haut de cette page)
• Visualise : lance l'affichage du document dans la fenêtre de visualisation avec possibilité de l'imprimer, l'exporter dans Word, Excel ou au format HTML, XML ou PDF, ou de l'envoyer par mail.
• Modification : ouverture directe du document en mode saisie ou modification, sans passer par la fiche du tiers associé.
• Transfert : ouverture de l'écran permettant, par exemple, le transfert d'un devis en commande ou d'un bon de livraison en facture.
• Exporte : Cette fonction permet de générer un fichier de liaison à transmettre au partenaire, client ou fournisseur. L'importation de ce fichier évitera à celui-ci la phase de saisie manuelle du document. L'utilisation du logiciel Cogia obligatoire. Cette procédure procure un gain de temps de travail de 90% et évite toute erreur de saisie dans les échanges entre sociétés.

Les derniers boutons ne sont présents que sur l'affichage de la liste des commandes. Il permettent de déclencher l'affichage du planning prévisionnel de livraison ou de suivre l'état de la fabrication d'une commande.

Utilisation immédiate, sans inscription, gérez vos documents commerciaux en toute liberté : devis, bons de commande, bons de livraison, factures. Accès à l'application complète : Micro Gestion Cogia.

Profitez dès maintenant de notre nouvel outil de gestion en ligne. Les données saisies dans les formulaires seront conservées sur vote poste et seront affichées lors de l'ouverture des pages de la Micro Gestion Cogia.