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Utilisation avancée de la Gestion Intégrée COGIA La gestion des flux de documents, ou Workflow, est facultative dans la Gestion Intégrée Cogia. Quand elle est utilisée, elle apporte de nombreux avantages, comme par exemple : L'impossibilité de transférer un devis en commande sans validation préalable par le service comptable. La possibilite pour le service expédition de connaitre à la demande la liste des bons à traiter. La possibilité pour le commercial en déplacement chez un client de connaitre la position de ses commandes. La gestion du worflow nécessite la connaissance du statut des documents. Après chaque opération effectuée sur un document, en gestion commerciale, des achats ou au niveau comptable, l'écran suivant s'affiche. L'utilisateur peut alors préparer l'étape suivante en validant les codes et en transmettant éventuellement un mail d'information aux utilisateurs concernés par l'étape suivante : L'application est installée sur la clé USB en fonction des informations fournies sur notre formulaire d'enregistrement. Pour être partageables entre plusieurs utilisateurs, les données doivent être hébergées sur un serveur Internet, abonnement à souscrire en supplément. La formule comprend la clé USB, la licence pour un an du logiciel de gestion Cogia, l'assistance illimitée par e-mail et les frais d'expédition France. Cliquer sur le bouton pour commander. Une formation est obligatoire pour une bonne utilisation du logiciel. Le retour sur investissement est immédiat. Vous avez une question ? N'hésitez pas à cliquer sur le bouton Spark-Angels, il indique ma disponibilité en temps réel. Pour un acccès prioritaire au service, vous devez être enregistrés par Cogia et disposer de crédits temps d'intervention. Ce bouton permet d'accéder aux paramétrage complémentaire de la fenêtre. Pour cette fonction, les caractéristiques de la connexion pour la messagerie.

SparkAngels Assistance en ligne par Michel Burgaud Accès prioritaire réservé aux abonnés Cliquer ici Assistance Cogia Heure fractionnable tranches de 5 minutes formule pré-payée Contacter COGIA Tableau comparatif Télécharger des logiciels

Le bouton "Envoi Mails" permet de générer et d'expédier en tache de fond les messages pour informer les utilisateurs sélectionnés qu'un document est en attente de traitement. Par ce moyen simple de liaison, chaque utilisateur, quelle que soit sa localisation, reste informé en temps réel de la situation des documents et des tâches à accomplir.

Pour connaitre les documents sur lesquels il doit intervenir, l'utilisateur consulte sa messagerie. Il peut également lancer une requête à partir de l'écran d'accueil en cliquant sur le bouton "Workflow". Il obtient l'écran de sélection suivant, dans lequel le code suivi sur 3 chiffres peut être remplacé en totalité ou partielllement par le code joker "?". Le service comptable pourra par exemple connaitre la liste des "Devis" en attente de validation des conditions de paiement en fournissant le code "??1"

Ce bouton permet d'accéder à la liste et au paramétrage (si l'utilisateur est autorisé) des libellés de suivi des documents. Cette fonction est également disponible depuis le menu gérnéral (Utilitaires/paramètres/Workflow)

En cliquant sur le bouton l'utilisateur du service comptable obtient ainsi l'affichage du tableau suivant :

Rappel : Un clic en haut à droite de tout tableau affiché dans le logiciel ouvre un menu contextuel permettant de sélectionner les colonnes et d'exporter les données au format Word, Excel ou XML.

Un ensemble de boutons situés sous le tableau permet de déclencher un traitement pour le document sélectionné :

• Change Codes : affiche en modification le détail des codes Workflow du document (voir un exemple de cet affichage en haut de cette page)
• Visu/Imprime : lance l'affichage du document dans la fenêtre de visualisation avec possibilité de l'imprimer, l'exporter dans Word, Excel ou au format HTML, XML ou PDF, ou de l'envoyer par mail.
• Suppression : la suppression du document est définitive, elle n'est pas autorisée pour les factures.
• Modification : ouverture directe du document en mode saisie ou modification (sans passer par la fiche du tiers associé).
• Transfert : ouverture de l'écran permettant de par exemple de transférer un devis en commande ou un bon de livraison en facture.

Les derniers boutons ne sont présents que sur l'affichage de la liste des commandes. Il permettent de déclencher l'affichage du planning prévisionnel de livraison ou de suivre l'état de la fabrication d'une commande.

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