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Utilisation avancée de la Gestion Intégrée COGIA La gestion des flux de documents, ou Workflow, est facultative dans la Gestion Intégrée Cogia. Quand elle est utilisée, elle apporte de nombreux avantages, comme par exemple : L'impossibilité de transférer un devis en commande sans validation préalable par le service comptable. La possibilite pour le service expédition de connaitre à la demande la liste des bons à traiter. La possibilité pour le commercial en déplacement chez un client de connaitre la position de ses commandes. En bas de cet écran et dans les fenêtres du logiciel Cogia, la barre Wibiya : outils pour la communication en temps réel inter-entreprises 2.0 et réseaux sociaux. Chat Cogia : Gratuit et ouvert à tous les visiteurs du site, dialogue en direct avec Michel Burgaud, vidéo live du bureau Cogia. Pour une assistance personnalisée payante, cliquer sur le bouton Spark-Angels. Pour des informations en continu : suivez Cogia sur Twitter et Facebook. La gestion du worflow nécessite la connaissance du statut des documents. Après chaque opération effectuée sur un document, en gestion commerciale, des achats ou au niveau comptable, l'écran suivant s'affiche. L'utilisateur peut alors préparer l'étape suivante en validant les codes et en transmettant éventuellement un mail d'information aux utilisateurs concernés par l'étape suivante : Ce bouton permet d'accéder aux paramétrage complémentaire de la fenêtre. Pour cette fonction, les caractéristiques de la connexion pour la messagerie.

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Le bouton "Envoi Mails" permet de générer et d'expédier en tache de fond les messages pour informer les utilisateurs sélectionnés qu'un document est en attente de traitement. Par ce moyen simple de liaison, chaque utilisateur, quelle que soit sa localisation, reste informé en temps réel de la situation des documents et des tâches à accomplir.

Pour connaitre les documents sur lesquels il doit intervenir, l'utilisateur consulte sa messagerie. Il peut également lancer une requête à partir de l'écran d'accueil en cliquant sur le bouton "Workflow". Il obtient l'écran de sélection suivant, permettant en quelques clics d'afficher la liste des documents. Exemple ci-dessous, liste des offres de prix et des devis en portefeuille.

Le bouton "Suite" permet alors de spécifier les codes position des documents à sélectionner. En règle générale, les codes positions progressent de la création à l'archivage du document. En cochant la case en dessous des 3 volets définissant la position du document, on sélectionne également les niveaux inférieurs. Dans la configuration ci-dessous, tous les documents des types définis à l'étape précédente seront sélectionnés.

Le bouton "Suite" permet d'afficher le tableau résultat de la sélection :

Rappel : Un clic en haut à droite de tout tableau affiché dans le logiciel ouvre un menu contextuel permettant de sélectionner les colonnes, d'imprimer une liste et d'exporter les données au format Word, Excel ou XML.

Un ensemble de boutons situés sous le tableau permet de déclencher un traitement pour le document sélectionné :

• Codes : affiche en modification le détail des codes Workflow du document (voir un exemple de cet affichage en haut de cette page)
• Visualise : lance l'affichage du document dans la fenêtre de visualisation avec possibilité de l'imprimer, l'exporter dans Word, Excel ou au format HTML, XML ou PDF, ou de l'envoyer par mail.
• Modification : ouverture directe du document en mode saisie ou modification (sans passer par la fiche du tiers associé).
• Transfert : ouverture de l'écran permettant de par exemple de transférer un devis en commande ou un bon de livraison en facture.
• Exporte : Cette fonction permet de générer un fichier de liaison à transmettre au partenaire, client ou fournisseur. L'importation de ce fichier évitera à celui-ci la phase de saisie manuelle du document, logiciel Cogia obligatoire. Cette procédure procure un gain de temps de travail estimé à 90% et évite toute erreur de saisie dans les échanges entre sociétés.

Les derniers boutons ne sont présents que sur l'affichage de la liste des commandes. Il permettent de déclencher l'affichage du planning prévisionnel de livraison ou de suivre l'état de la fabrication d'une commande.

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