Liste de diffusion, contact des clients par emailCette fonction est accessible depuis l'écran principal de l'application ou d'un clic sur un bouton situé dans la télécommande du logiciel. La liste de diffusion est conservée dans un tableau externe à la base de données au format XLS. Chaque utilisateur peut constituer plusieurs listes de diffusion, les adresses mails pouvant correspondre à des personnes ou organismes sans fiche client. Son but principal est de permettre l'envoi d'un même e-mail à un ensemble d'adresses et d'en assurer un suivi. La duplication de ce tableau externe permet par exemple de conserver un suivi pour chaque opération de publipostage réalisée. lors du chargement du tableau externe, les fiches clients possédant une adresse mail sont automatiquement fusionnées avec ses lignes, sauf celles qui y sont déjà présentes. Le bouton ''Jumelles'' permet de rechercher la fiche d'un client pour l'insérer dans le tableau. Le bouton "Client" permet ensuite d'afficher d'un simple clic la fiche correspondante et d'accéder à toutes les fonctions du logiciel disponibles à partir de celle-ci, comme la saisie de document par exemple, mais aussi de compléter sans saisie la ligne du tableau à partir des données de la fiche client : adresse mail, localisation, activité. La création et l'envoi du publipostage s'effectue en 4 étapes :
La deuxième étape permet de saisir le message au format HTML qui constituera le corps de l'e-mail. L'utilisation du glossaire est conseillée pour conserver le message ou inclure un modèle de message.
La troisième étape permet de gérer la liste de diffusion. Pour enregistrer le suivi de l'opération, les contacts reçus à la suite du mailing par exemple, on pourra utiliser un tableur ou se servir de ce tableau.
La liaison de ce tableau avec la gestion intégrée Cogia s'effectue par la fiche client. Toutes les fonctions accessibles depuis cette fiche peuvent alors être effectuées, comme la saisie d'un document.
Ce dernier affichage permet de lancer l'exécution du publipostage. Afin d'éviter d'être considéré comme un générateur de spam, une temporisation d'au moins dix secondes est recommandée entre chaque envoi de mail.
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