Gestion d'un poste caisse, ventes au comptant avec ticket de caisse

Sommaire de cette page :

• Paramétrage initial au niveau du dossier
• Paramétrage initial au niveau du poste de travail "Caisse"
• Ouverture de la caisse : début d'une session de travail
• Verrouillage et réouverture de la caisse : suspension d'une session de travail
• Saisie Ticket : saisie, impression, encaissement d'une vente au comptant
• Saisie Facture : accès à la gestion commerciale client.
• Fermeture de la caisse : accès aux traitements de clôture de session.
• Supervision de la caisse : traitements au niveau du responsable du magasin.

Paramétrage initial de la fonction caisse :

Etape 1 : L'accés à cet écran est défini dans la table des utilisateurs : il s'agit du modèle C de l'écran menu principal (Première lettre du champ Ecrans Spécifiques de l'affichage ci-dessous = C).

Etape 2 : L'utilisateur pouvant changer d'affectation dans le cas d'une gestion sur plusieurs postes caisses ou points de ventes, on va créer une fiche client de rattachement pour l'ensemble des tickets de caisse réalisés par un vendeur. Il sera ainsi possible de remplacer un vendeur lors de son départ de l'entreprise, sans avoir besoin d'une nouvelle licence d'utilisation du logiciel et en gardant séparés les tickets de chaque vendeur.

Le code affecté à cette fiche client sera dans notre exemple "CAISSE01", il s'agit des 8 premiers caractères de l'identificatif du vendeur.

Etape 3 : La saisie des tickets de caisse va générer des informations qui vont alimenter automatiquement la gestion des stocks et la comptabilité intégrée. Il faut donc préalablement renseigner diverses codifications qui vont permettrent de réaliser correctement ces liaisons.

Table "MRG" : Modes de règlement -> Pour le paiement de ses achats, le consommateur aura le choix entre 3 modes de paiements : en espèces, par chèque ou autre (carte bleue, bons d'achat ...); Pour la génération des écritures comptables, il faut indiquer pour chacun des 3 modes de paiement, le journal comptable et le compte de trésorerie à alimenter (voir écran ci-dessous)

Table "NOR" : Numéros d'ordre -> Le document "Ticket de Caisse" est défini dans la table des types de documents. Pour que les quantités de stocks soient effectivement déduites, il faut l'indiquer dans le champ "Stocks" de l'écran de paramétrage du type de document. Autre particularité des tickets de caisse : ils ne sont pas transférés, leur conservation n'est pas limitée et ils peuvent être réimprimés à partir de l'écran de supervision.

Paramétrage du poste de travail caisse : Ce bouton disponible sur l'écran d'ouverture permet d'ouvrir l'écran de paramétrage spécifique du poste de travail caisse.

Ouverture de la caisse :

L'ouverture de la caisse permet de définir la session de travail sur laquelle seront regroupés les tickets réalisés et de saisir le montant en espèces contenu dans le tiroir caisse au début. il peut y avoir plusieurs sessions de travail sur chaque poste caisse, avec des codes utilisatuers différents ou le même utilisateur. Les références de la session serviron de lien de traçabilité entre les tickets effectués et les écritures comptables générées. Une session sans saisie de ticket ne sera pas conservée dans le cas d'un verrouillage ou d'une fermeture de session.

Verrouillage / réouverture de la caisse :

Cette fonction permet de suspendre les traitements sans fermer la session. L'utilisateur fourni un mot de passe qu'il devra utiliser pour déverrouiller son poste de travail à son retour.

Saisie et enregistrement d'un ticket :

Le traitement d'une vente au comptant se déroule en 3 étapes : la première étape consiste à l'enregistrement des articles, elle se déroule dans la partie droite de l'écran (ajout de références, modifications de quantités, de prix, affectation de réduction...)

Une fois tous les articles enregistrés, l'utilisateur peut déduire des coupons de réduction et afficher le total à payer pour le client. A ce stade, le client peut demander le retrait ou l'ajout d'autres références.

Si le client est d'accord sur le montant du ticket, le caissier peut enregistrer le paiement puis obtenir l'impression du ticket de caisse par le bouton de validation du paiement. Le contenu du ticket ne peut plus être modifié mais la vente peut encore être annulée en cas de désaccord sur le ticket imprimé.

Le caissier peut valider le ticket : les données sont alors définitivement enregistrées et ne pourront plus être modifiées ou supprimées, les stocks informatiques sont mis à jour.

Fermeture de la caisse :

Lors de la fermeture de la ciasse, l'utilisateur peut visualiser l'ensemble des tickets réalisés et en demander l'impression. Cette impression peut aussi être demandée depuis l'écran de supervision des sessions de caisse.

Pour saisir de nouveaux tickets de caisse, il faudra de nouveau procéder à l'ouverture d'une nouvelle session.

Exemple de visualisation du livre de caisse lors de la fermeture de la session :

Supervision de la caisse :

La supervision de la caisse regroupe l'ensemble des traitements relatifs aux sessions de travail des postes caisses. Elle est accessible par l'option Gestion/Supervision du menu général du responsable du magasin. le bouton "Déverrouille" permet de réactiver une session verrouillée dont l'utilisateur aurait oublié le mot de passe. Le bouton "Impression" permet d'effectuer l'impression du livre de caisse (modèle ci-dessus) dans le cas où l'utilisateur du poste caisse ne l'aurait pas demandé.

Le bouton "Contrôle puis Valide" permet de lancer les traitements de génération comptable de la session puis d'archivage des tickets de la session. Les sessions archivées restent disponibles en consultation ou pour des traitements d'analyses statistiques.

Si aucune anomalie n'a été constatée pendant le contrôle de la session, l'écran de validation comptable ci-dessous s'affiche. Une fois cet écran validé, aucune correction ne pourra être apportée sur la session comptabilisée.