Cette fonction a été développée pour établir un échange de documents entre les sociétés utilisant le logiciel COGIA. Le document exporté est transmis par mail dans un fichier crypté. Ce fichier permet de générer un nouveau document dans la société réceptrice, sans avoir besoin de saisir les informations.

Exemple d'utilisation : une société réalise des factures avec le logiciel Cogia pour un de ses clients équipé également du logiciel Cogia. Elle transmet par e-mail à son client un fichier PDF correspondant à la facture papier et un fichier de liaison crypté contenant les données de la facture. A réception, la société cliente n'a pas besoin de saisir cette facture : l'importation des données à partir du fichier de liaison lui permettra de générer un nouveau document, de mettre à jour ses stocks et sa comptabilité en quelques clics.

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Autre exemple : la société A fournit la société B en pièces détachées. Les deux sociétés sont équipées du logiciel Cogia.
1) B envoi une Demande de prix comportant 20 références produits déjà commandées chez A.
2) A importe le fichier demande de prix, en quelque clics sous la forme d'un devis.
3) A entre en modification dans le document et met à jour le prix de 2 références.
4) A exporte le document Devis mis à jour et envoi le fichier de liaison à B.
5) B importe le document reçu sous la forme d'un bon de commande et supprime 1 ligne dont le tarif ne convient pas
6) B exporte le document Commande mis à jour et envoi le fichier de liaison à A...
La procédure se poursuit ainsi avec la génération et le transfert des bons d'expédition et des factures.
A partir de la saisie d'un seul document dans la société cliente, l'ensemble du cycle d'achat est traité avec une efficacité maximale et un risque d'erreur de saisie considérablement réduit.

Dernier exemple : une société possède des filiales autonomes en ce qui concerne la gestion des clients mais qui se réapprovisionnent auprès de la maison mère. Elles enregistrent des bons de commande fournisseur sur le compte de la société mère, les transmettent par mail au format PDF accompagné du fichier crypté correspondant. Au siège, ce document est importé en tant que bon de commande client sur le compte de la filiale. Aucune saisie n'est nécessaire.

En résumé, par rapport à d'autres solutions faisant appel à des plateformes spécialisées EDI nécessitant la souscription de certificats, ou par rapport au temps passé à ré-enregistrer des documents déjà saisis, cette fonction permet d'économiser plusieurs centaines d'euros par an et couvre à elle seule les frais d'utilisation du logiciel Cogia.

Etape 1 : Génération et transmission du fichier de liaison

Cette focntion peut ête initialisée à partir de l'écran de gestion des documents en cliquant sur le bouton .

La fenêtre de préparation ci-dessous est alors affichée, elle permet de vérifier le document avant de procéder à la génération du fichier de liaison.

L'utilisateur choisit le dossier local sur lequel il souhaite enregistrer le document à transmettre et clique sur le bouton Exporte. Un fichier au format PDF et un fichier de liaison crypté avec une extension COG sont alors générés. L'écran permettant de transmettre ses deux fichiers par e-mail est alors affiché.

Fin de l'étape 1.

Etape 2 : Importation du document avec changement des codifications

L'importation du document va entrainer un changement des codifications sur le document reçu. Si les deux sociétés ont dèjà travaillé ensemble, elles sont déjà mises en place, excepté les nouvelles références produits. Toutes les manipulations nécessaires, création de nouveau compte tiers, de fiches articles par exemple vont être réalisées sans sortir de l'écran d'importation.

Explications : la société A est fournisseur de la société B. La société A établit une devis pour la société B. Elle établit donc un document de type Devis Client qu'elle transmet. La société B va importer ce document en tant que Demande de prix Fournisseur, ou de bon de commande fournisseur si elle accepte l'offre.

L'option Saisie/Importation du menu général permet d'ouvrir l'écran ci-dessous. L'utilisateur sélectionne alors le fichier reçu et l'importe. Les données sont décryptées, le document est affiché tel qu'il était sur le poste de l'emetteur, c'est à dire dans notre exemple un devis client.

Pour passer à l'étape suivante, l'utilisateur clique sur Génération/Conversion du document. Dans un premier temps, il va se contenter de définir le type de document à générer et le code du tiers de rattachement : ici, le fournisseur COGIA. Pour utiliser la numérotation automatique, ne pas saisir le numéro du document. Le résultat se présente comme ci-dessous. On peut déjà remarquer que des codifications ont été automatiquement remplacées dans le tableau lors de l'affectation du code tiers, sans saisie par l'utilisateur.

Explications : les codifications utilisées dans les deux sociétés, émettrice et réceptrice, ne sont pas identiques. Au code mode de règlement 06=chèque peut correspondre le code 17=chèque chez l'autre, à la référence article LEN.TC128 chez l'une, le code barre 0715425485345 chez l'autre. Ces translations de codifications sont généralement effectuées sur les plateformes couteuses EDI. Pour les utlisateurs du logiciel de gestion Cogia, cette fonctionnalité est totalement gratuite : les couples de translation sont enregistrés dans la base de données du logiciel. Lors de l'importation d'un nouveau document provenant et destiné aux mêmes tiers, la translation sera automatique.

Un clic sur le bouton Contrôle va permettre de vérifier l'ensemble des codifications. En cas d'anomalie sur une ligne, un clic sur le bouton corrige permet de rechercher une codification correcte. Sur une ligne référence article, il pourra autoriser le remplacement par une autre référence sans modifier le prix de la ligne. Il est ainsi possible d'avoir des références produits différentes dans les deux sociétés A et B.

Si aucune anomalie n'a été détectée, le bouton de Validation est disponible. En cliquant dessus, l'utilisateur provoque la création du document et l'affichage d'un écran permettant d'effectuer d'autres tâches sur le document généré.

Dans cet exemple, l'enregistrement de la commande fournisseur par la société B a pu être réalisé sans aucune saisie à partir du devis transmis par la société A. La gestion intégrée Cogia permettait jusqu'à présent d'économiser beaucoup de temps en évitant les re-saisies dans l'entreprise. Avec cette nouvelle fonction, la saisie des documents n'a lieu qu'une seule fois soit chez le fournisseur, soit chez le client.

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