Conservation des documents de gestion

Le bulletin officiel des impôts relatif aux logiciels de gestion commerciale impose la conservation des documents dans leur état au moment de leur passage à l'étape suivante. Lorsqu'une facture est établie à partir d'un bon de livraison, le système informatique doit être en mesure d'afficher le bon de livraison initial.

Les documents à conserver en archives sont les devis, les bons de commande, les bons de livraison, les factures et les avoirs. La durée de conservation des documents est de 10 ans.

Installation du logiciel de gestion Cogia en version Cloud

Le logiciel de gestion intégrée Cogia respecte cette règle : lorsqu'un document de gestion, bon de commande par exemple, est utilisé pour générer une facture, il est automatiquement archivé dans la base de données et ses références sont enregistrées sur la facture pour assurer cette traçabilité.

Pour essayer le logiciel de gestion Cogia, sans engagement, cliquer sur le bouton ''Cogia Cloud'' puis sur ''Exécuter''. Valider les messages de sécurité et ne pas changer les options d'installation proposées. Après le lancement, choisir l'activité qui correspond le mieux à la votre.

Factures + Compta : 1 mois 15€, 3 mois 39€, 1 an 129€ HT

Le logiciel de gestion intégrée Cogia est proposé en abonnement par utilisateur. Quand l'abonnement se termine, vous ne pouvez plus ajouter de document ou de pièce comptable, les autres fonctions restent actives. Vous pouvez alors le renouveler, le suspendre temporairement ou le stopper.

Avec Cogia, tout est simple : vous téléchargez la version d'essai, vous vérifiez que le logiciel fonctionne sur votre équipement et qu'il répond à vos besoins, vous souscrivez un abonnement pour un mois, trois mois ou un an. Si vous continuez à être satisfait, vous le prolongez.

Garanties de satisfaction : Un essai gratuit du logiciel avant de commander + abonnement mensuel sans engagement de durée + renouvellement à votre demande, pas de reconduction automatique.

Poursuivre avec l'accès direct aux documents de gestion.

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Accès aux documents de gestion

Cette fonction de l'application de gestion intégrée Cogia permet d'accéder directement à la gestion des documents, devis, bons de commande, factures de vente, factures d'achats, bons de livraison par exemple, sans passer par la fiche client, la fiche fournisseur ou la fiche article, ni les tableaux de présélection affichés sur l'écran principal du logiciel ou les tableaux de bord.

Il est ainsi possible de visualiser, imprimer ou modifier un bon de commande, un devis, un ordre de réparation, une fiche d'intervention, à partir d'une sélection préalable d'un lot de documents. Remarque : l'utilisation de cette fonction est déconseillée car elle ne permet pas de visualiser et de contrôler toutes les informations des centres de contrôle constitués par les fiches clients, les fiches fournisseurs et les fiches articles.

Pour enregistrer une facture ou un bon de commande, lorsque l'utilisateur passe par l'affichage de la fiche du client, il est en mesure de vérifier son adresse, ses conditions de paiement, son encours, la liste des notes et de e-mails échangés avec le client et d'en apprécier ainsi sa qualité ou les risques encourus avec cette nouvelle opération. L'accès aux documents est conseillé depuis la fiche du client ou du fournisseur.

Accès rapide à partir de l'écran principal

Dans le logiciel de gestion intégrée Cogia, il existe un autre moyen d'accés aux documents, plus rapide : à partir de l'écran principal, en double cliquant sur une ligne du tableau de gauche, on affiche un tableau des documents actifs, autorisés pour l'utilisateur. Pour plus d'informations, cliquer sur l'image ci-dessous.

Tableau des documents autorisés pour l'utilisateur

Accès complet à partir du menu général

Choix du type de documents à sélectionner : Exemple ci-dessous, liste des offres de prix et des devis en portefeuille.

Ecran de choix du type de document à sélectionner.

Le bouton "Suite" permet alors de spécifier les codes de position des documents à sélectionner. En règle générale, les codes de position progressent de la création à l'archivage du document. En cochant la case en dessous des 3 volets définissant la position du document, on sélectionne également les niveaux inférieurs. Dans l'exemple de sélection ci-dessous, tous les documents des types définis à l'étape précédente seront sélectionnés.

Le bouton "Suite" permet d'afficher le tableau résultat de la sélection :

Rappel : Un clic en haut à droite de tout tableau affiché dans le logiciel ouvre un menu contextuel permettant de sélectionner les colonnes, d'imprimer le tableau et d'exporter les données au format Word, Excel ou XML.

Un ensemble de boutons situés sous le tableau permet de déclencher un traitement pour le document sélectionné :

Codes : affiche en modification le détail des codes Workflow du document (voir un exemple de cet affichage en haut de cette page)
Visualise : lance l'affichage du document dans la fenêtre de visualisation avec possibilité de l'imprimer, l'exporter dans Word, Excel ou au format HTML, XML ou PDF, ou de l'envoyer par mail.
Modification : ouverture directe du document en mode saisie ou modification, sans passer par la fiche du tiers associé. Cette opération est impossible sur les documents archivés.
Transfert : ouverture de l'écran permettant de transférer un devis en commande ou un bon de livraison en facture.
Exporte : Cette fonction permet de générer un fichier de liaison à transmettre au partenaire, client ou fournisseur. L'importation de ce fichier évitera à celui-ci la phase de saisie manuelle du document, logiciel Cogia obligatoire pour la génération et l'importation du fichier de liaison. Cette procédure procure un gain de temps de travail estimé à 90% par rapport à une saisie manuelle et d'éviter les erreurs dans les échanges entre sociétés partenaires.

Exemple de visualisation d'un bon de commande

La visualisation d'un documents, par exemple un bon de commande, s'effectue dans une fenêtre comportant un ensemble de boutons pour déclencher les fonctions d'impression ou de génération de fichiers PDF, HTML, XML, Word ou Excel à partir du document affiché.

Exemples d'utilisation en vidéo

Un bon de livraison en moins de 2 minutes

Afficher le document généré sur la vidéo.

Création d'une pièce comptable par duplication

Lettrage automatique pendant la saisie de pièce

Naviguer de la balance comptable à la fiche article