Gestion des commandes clients

Traitement des commandes clients

Avec le logiciel de gestion intégrée Cogia, le traitement des commandes est collaboratif. L'utilisateur du service commercial, ou le commercial en déplacement, peut enregistrer un nouveau bon de commande en temps réel à partir de la fiche du client. Avec la version multi-utilisateurs du logiciel, toute connexion ADSL ou 3G permet d'utiliser l'application à distance.

Le suivi des commandes est assuré collaborativement par le commercial en charge du client, le service commercial sédentaire et le service comptable. Les fonctions de gestion du workflow intégrées au logiciel de gestion Cogia permettent de définir les séquences de contrôle et de validation du document bon de commande.

Les analyses des commandes fermes et prévisionnelles sont accessibles depuis le menu général de l'application, option Gestion / Analyses / Commandes.

Elles permettent d'afficher des ventilations mensuelles du portefeuille des commandes et disposent de boutons pour en consulter en détail les lignes de commande.

Les données sont calculées avant l'affichage à partir des informations détaillées de la base de données, il s'agit de situations en temps réel. Dans la plupart des autres logiciels, un traitement quotidien permet d'agréger des résultats intermédiaires dans un cube décisionnel. Le logiciel de gestion intégrée Cogia s'adressant à des Très Petites Entreprises, le volume de données permet d'établir de véritables situations en temps réel.

Ces analyses sont destinées plus particulièrement au responsable de l'entreprise, qui dispose ainsi d'informations clés en temps réel sur l'activité et des points d'entrée vers les fonctions de recherche et de consultation qui lui sont nécessaires. Lors de ses déplacements, une connexion internet 3G ou plus rapide suffit pour y accéder.

Grâce au tableau de bord, aux analyses des ventes et des commandes en portefeuille, aux requêtes exécutées en temps réel et aux liens cliquables à l'intérieur des tableaux ou des états consultés, le responsable de l'entreprise peut accéder à tout moment à tous les niveaux de la base de données, à un mouvement de stock ou au détail des écritures comptables générées par une facture par exemple, sans avoir à apprendre à saisir une fiche client, une fiche article ou un document.

L'outil Etats et requêtes de PC Soft, livré avec l'application et utilisé en complément, permet de réaliser, après une formation adaptée de l'utilisateur, ses propres extractions de données et leurs représentations graphiques.

Analyse du portefeuille des commandes

Le bouton Global permet de régénérer cet affichage graphique, après le changement d'une date de livraison prévue sur une ligne de commande par exemple

Le bouton Commandes permet d'afficher le tableau Liste des commandes et deux boutons supplémentaires permettant de visualiser les bons de commande ou d'en modifier la situation dans le circuit des documents ou gestion du workflow. Cette liste comporte l'ensemble des bons de commande. L'utilisateur peut ensuite appliquer des filtres en cliquant simplement sur l'en-tête de chaque colonne.

Le bouton Lignes de commande permet d'afficher le tableau Liste des lignes de commandes et trois boutons supplémentaires permettant d'afficher la fiche article de la ligne sélectionnée, de visualiser le bon de commande contenant la ligne ou d'en modifier les données de traçabilité et de planification de la fabrication. Cette liste comporte uniquement les lignes à livrer sur le mois sélectionné dans le tableau affiché à droite de l'écran. L'utilisateur peut également appliquer des filtres en cliquant sur l'en-tête de chaque colonne.

Le bouton Détail d'une ligne de commande permet d'afficher l'écran des informations complémentaires associées à la ligne de commande. L'affichage ci-dessous contient les informations permettant la liaison entre la gestion des commandes et la gestion de la fabrication. Les ordres de fabrication seront générés à partir de ces informations dans le cas d'une fabrication liée à une commande.