Gestion du fichier client garagiste

Les paramétrages de la Gestion Intégrée Cogia permettent de gérer le fichier client d'un garage.

La spécificité de ce modèle de fiche client de l'application de gestion intégrée Cogia, est la présence de la liste des voitures du client dans la partie droite. A partir de cette liste de véhicules, l'utilisateur du logiciel choisit la voiture sur laquelle il va établir l'ordre de réparation. Les informations du véhicule seront alors recopiées sur la fiche client, dans les rubriques du véhicule en cours de réparation.

Installation du logiciel de gestion Cogia en version Cloud

Ce paramétrage du logiciel peut également convenir aux activités de vente et réparation de machines agricoles et par extension aux entreprises de maintenance de machines dans d'autres domaines. Pour des opérations rapides, vente de pièces détachées au comptoir par exemple, la fonction document express permet d'enregistrer un bon d'enlèvement au magasin ou une facture en quelques clics.

Pour essayer le logiciel de gestion Cogia, sans engagement, cliquer sur le bouton ''Cogia Cloud'' puis sur ''Exécuter''. Valider les messages de sécurité et ne pas changer les options d'installation proposées. Après le lancement, choisir l'activité qui correspond le mieux à la votre.

Factures + Compta : 1 mois 15€, 3 mois 39€, 1 an 129€ HT

Le logiciel de gestion intégrée Cogia est proposé en abonnement par utilisateur. Quand l'abonnement se termine, vous ne pouvez plus ajouter de document ou de pièce comptable, les autres fonctions restent actives. Vous pouvez alors le renouveler, le suspendre temporairement ou le stopper.

Avec Cogia, tout est simple : vous téléchargez la version d'essai, vous vérifiez que le logiciel fonctionne sur votre équipement et qu'il répond à vos besoins, vous souscrivez un abonnement pour un mois, trois mois ou un an. Si vous continuez à être satisfait, vous le prolongez.

Garanties de satisfaction : Un essai gratuit du logiciel avant de commander + abonnement mensuel sans engagement de durée + renouvellement à votre demande, pas de reconduction automatique.

Poursuivre avec la présentation de la fiche du client d'un garage.

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Exemple de fiche client garage

Paramétrage préalable : Fiche client modèle = 8 ( option Utilitaires / Paramètres / Codifications / Société du menu général )

Ecran de saisie de la fiche client d'un garage avec accès aux documents associés

Cette fiche regroupe les informations nécessaires à la gestion et au suivi du client :

Son identification, son adresse, ses coordonnées téléphoniques dans la partie haute
Deux codes (catégorie et secteur) permettant des les sélectionner pour des éditions
Une date de relance commerciale permettant de recontacter périodiquement le client
Une fenête contenant la liste des véhicules (jusqu'à 99) rattachés à la fiche client
Les conditions de règlement personnalisées consentie au client
Le rappel du dernier véhicule du client sur lequel a été effectué une opération
L'accès à l'ensemble des documents établis pour le client, avec possibilité de les consulter ou modifier (en fonction des permissions accordées à l'utilisateur)
L'accès au détail de son compte et à l'édition de lettre de relances
L'accès à l'historique de tous les achats (y compris en boutique) réalisés par le client.

Exemple de fiche véhicule liée à la fiche client garage

Pour ajouter un nouveau véhicule rattaché au client, il suffit de double-cliquer sur le mot <<Creation>> en fin de liste. Pour modifier ou afficher une fiche véhicule, il suffit de double-cliquer sur la ligne du véhicule.

Exemple de fiche d'un véhicule rattaché à une fiche client d'un garage

Il est possible d'enregistrer tous les véhicules du client, mêmes ceux qui n'ont fait l'objet d'aucune intervention dans le garage, mais dont on a pu récupérer les caractéristiques lors d'une opération commerciale. L'impression du parc regroupe l'ensemble des véhicules du client, elle est déstinée au commercial pour la préparation d'une visite en clientèle.

Le bouton "Transfert" permet recopier les caractéristiques résumées du véhicule sur la fiche client afin de l'avoir directement sous les yeux lors du prochain affichage de la fiche du client.

Liste des clients à relancer pour une action commerciale

La liste des clients à recontacter est imprimée à la demande par le commercial avant de se déplacer sur un secteur par exemple (Option Edi/Tiers du menu). Elle est triée par code postal et par code client. Elle contient l'identification des clients et la liste des véhicules qui lui sont rattachés. (exemple)

Ecran d'initialisation de la liste des clients...
Ecran de saisie des paramètres pour l'édition de la liste des clients à relancer

Dans cet exemple, on choisit de ne sélectionner que les électriciens (Catégorie='EL') sur le secteur = 14, sur le code postal = 16800, dont la date de relance prévue est comprise entre le 01 et le 08 mai 2001.

Remarque : Sur tous les écrans de l'application, il suffit de cliquer sur les mots sur fond bleu ou en caractères bleus pour accéder aux tableaux de codification correspondants. (Exemple : clic sur catégorie)

Ordre de réparation automobile

Cet imprimé au format PDF contient des champs de saisie destinés à être complétés par le mécanicien, sur un ordinateur placé à l'atelier ou depuis le site d'intervention à partir d'un ordinateur reliè par une connexion 3G.

Exemple de traitement dans un garage :
* L'employé à la réception reçoit le client, crée ou vérifie sa fiche client dans le logiciel
* L'employé de la réception ouvre un Ordre de réparation, n'étant pas mécanicien, il enregistre sommairement la demande du client
* Pour certaines opérations courantes, vidange par exemple, il intègre des nomenclatures pré-établis et peut réaliser un chiffrage estimatif de l'opération
* En fin de saisie, il affiche l'odre de réparation, le présente au client pour approbation et peut y apporter des commentaires
* Si le client est d'accord, il suffit alors d'en imprimer un exemplaire que conserve le client.
* Le mécanicien n'a pas besoin de document papier, il lui suffit d'afficher le document ci-dessus et d'y apporter les compléments
* En fin de travail, il avise le service facturation par la gestion du worflow intégrée au logiciel