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Les paramétrages de la Gestion Intégrée Cogia permettent de gérer le fichier client d'un garage. La principale adaptation se situe au niveau de la fiche client, à laquelle est rattachée une liste de véhicules (parc de véhicule) du client et de l'ordre de travail qui devient pour cette profession un Ordre de réparation. Ce paramétrage peut également convenir aux activités de vente et réparation de machines agricoles et par extension aux entreprises de maintenance de machines dans d'autres domaines. Paramétrage préalable : Fiche client modèle = 8 (prendre l'option Util/Par/Gén du menu) En bas de cet écran et dans les fenêtres du logiciel Cogia, la barre Wibiya : communication en temps réel inter-entreprises et réseaux sociaux. Chat Cogia : Ouvert à tous, utilisateurs du logiciel, visiteurs du site. Dialogue en direct avec Michel Burgaud, vidéo live du bureau Cogia. Pour une assistance personnalisée, cliquer sur le bouton Spark-Angels. Informations en continu : suivez Cogia sur Twitter et Facebook. Cette fiche regroupe les informations nécessaires à la gestion et au suivi du client : Son identification, son adresse, ses coordonnées téléphoniques dans la partie haute Deux codes (catégorie et secteur) permettant des les sélectionner pour des éditions Une date de relance commerciale permettant de recontacter périodiquement le client Une fenête contenant la liste des véhicules (jusqu'à 99) rattachés à la fiche client Les conditions de règlement personnalisées consentie au client Le rappel du dernier véhicule du client sur lequel a été effectué une opération L'accès à l'ensemble des documents établis pour le client, avec possibilité de les consulter ou modifier (en fonction des permissions accordées à l'utilisateur) L'accès au détail de son compte et à l'édition de lettre de relances L'accès à l'historique de tous les achats (y compris en boutique) réalisés par le client. Pour gérer la liste des véhicules : Pour ajouter un nouveau véhicule rattaché au client, il suffit de double-cliquer sur le mot <<Creation>> en fin de liste. Pour modifier ou afficher une fiche véhicule, il suffit de double-cliquer sur la ligne du véhicule.

Accès prioritaire réservé aux abonnés Assistance Cogia 60 min. fractionnables tranches de 5 minutes formule pré-payée Contacter COGIA Tableau comparatif

Il est possible d'enregistrer tous les véhicules du client (dans la limite de 99 par fiche client), mêmes ceux qui n'ont fait l'objet d'aucune intervention dans le garage, mais dont on a pu récupérer les caractéristiques lors d'une opération commerciale. L'impression du parc regroupe l'ensemble des véhicules du client, elle est déstinée au commercial pour la préparation d'une visite en clientèle.

Le bouton "Transfert" permet recopier les caractéristiques résumées du véhicule sur la fiche client afin de l'avoir directement sous les yeux lors du prochain affichage de la fiche du client.

Pour imprimer la liste des clients à recontacter :

La liste des clients à recontacter est imprimée à la demande par le commercial avant de se déplacer sur un secteur par exemple (Option Edi/Tiers du menu). Elle est triée par code postal et par code client. Elle contient l'identification des clients et la liste des véhicules qui lui sont rattachés. (exemple)

Ecran d'initialisation de la liste des clients...

Dans cet exemple, on choisit de ne sélectionner que les électriciens (Catégorie='EL') sur le secteur = 14, sur le code postal = 16800, dont la date de relance prévue est comprise entre le 01 et le 08 mai 2001.

Remarque : Sur tous les écrans de l'application, il suffit de cliquer sur les mots sur fond bleu ou en caractères bleus pour accéder aux tableaux de codification correspondants. (Exemple : clic sur catégorie)

Exemple d'impression d'un ordre de réparation :

Cet imprimé au format PDF contient des champs de saisie destinés à être complétés par le mécanicien, sur un ordinateur placé à l'atelier ou depuis le site d'intervention à partir d'un ordinateur reliè par une connexion 3G.

Exemple de traitement dans un garage :
* L'employé à la réception reçoit le client, crée ou vérifie sa fiche client dans le logiciel
* L'employé de la réception ouvre un Ordre de réparation, n'étant pas mécanicien, il enregistre sommairement la demande du client
* Pour certaines opérations courantes, vidange par exemple, il intègre des nomenclatures pré-établis et peut réaliser un chiffrage estimatif de l'opération
* En fin de saisie, il affiche l'odre de réparation, le présente au client pour approbation et peut y apporter des commentaires
* Si le client est d'accord, il suffit alors d'en imprimer un exemplaire que conserve le client.
* Le mécanicien n'a pas besoin de document papier, il lui suffit d'afficher le document ci-dessus et d'y apporter les compléments
* En fin de travail, il avise le service facturation par la gestion du worflow intégrée au logiciel

Au cours de cette opération, aucun document papier n'a eu besoin de circuler dans le garage.

Exemple d'impression d'un devis de réparation "Garage" :