Gestion Intégrée COGIA Principes généraux Etapes de traitement d'un devis "Opticien""

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La Gestion Intégrée Cogia (en version 4 seulement) a été adaptée pour l'utilisation par une chaine d'opticiens. Le contrat n'ayant pas été renouvelé, la conversion en version 5 n'a pas été réalisée. Au siège du groupement est installé un serveur sous Windows NT Terminal Server Edition. Deux postes connectés en local sur ce serveur permettent de faire la gestion des achats, des mouvements internes et la comptabilité.

Logiciel de gestion Cogia Visiter ce groupe

Chaque magasin est équipé d'un poste de travail qui se connecte via RNIS sur le serveur pour traiter les devis, les commandes et les factures clients. La durée de la connexion est limitée à 20 minutes maximum par le logiciel afin de réduire les frais de communication.

La base de données est unique, sur le serveur, l'ensemble des opérations au siège et dans les magasins s'effectue en temps réel, comme dans le cas d'un réseau local. Les magasins peuvent consulter les stocks des autres magasins, demander des transferts, échanger des messages avec tous les utilisateurs du groupement. Le dossier d'un client peut être consulté ou traité à partir de n'importe quel point de vente.

Paramétrages préalables :

• Paramètres généraux (Option U/P/G, page 2) : Fiche client modèle 4, fiche article modèle C.
• Utilisateur points de vente (Option U/P/M table=UTI) : confidentalité prix achat = O, code écrans spécifiques = "O O ", code magasin par défaut = 002 par exemple.
• Documents Devis, Livraison, Facture (Option U/P/M table NOR) : masque écran Lignes, Entête et Fin-Doc = O (Optique)

Traitement d'un dossier client depuis un magasin :

1 : Lancer l'application

Ouverture de la session de travail : choisir la durée prévue puis cliquer sur le bouton connexion et attendre l'ouverture du bureau distant (moins d'une minute)

Lancer ensuite l'application en cliquant sur l'icone correspondant à votre code utilisateur.

2 : Fiche client

1. Choisir l'option : Saisie/Clients, une fenètre de fiche client opticien vierge s'affiche
2. Si on connait le code client il suffit de le saisir et de sortir du champ code pour afficher sa fiche (aller au 4), sinon cliquer sur le mot code pour lancer la recherche.
3. En fin de recherche, cliquer sur le bouton Nouveau ou Choix suivant le résultat obtenu.
4. Vérifier ou saisir les informations permanentes du client, puis cliquer sur le bouton Prescriptions pour saisir ou vérifier les éléments relatifs à la plus récente.

Lorsque la fiche du client est complète (exemple) on remarque qu'elle se compose de deux parties principales : les informations d'identification dans la partie haute, les documents associés dans la partie basse.

3 : Action sur un document

Pour déclencher une action sur un document existant, il faut soit le sélectionner au préalable avec la souris, soit compléter les champs Type et Numéro. Le bouton Filtre permet de définir pour chaque utilisateur les types de documents à afficher. En saisissant le code+numéro d'un document on peut y accéder même s'il n'est pas affiché dans la liste, si il existe et qu'il appartient au client actuellement affiché.

Un nouveau document peut être ouvert en choisissant comme code travail Création ou Transfert (à partir du document sélectionné)

4 : Création d'un devis

Pour lancer la création d'un devis associé à la fiche client, il faut sélectionner le code travail = Création, le code document = Devis et cliquer sur le bouton Lancer travail.

Astuce : raccouci clavier pour réaliser cette séquence : [Alt] [T] [C] [Tab] [D] [Entrée]

Premiere étape : une fenêtre s'ouvre pour confirmer ou modifier la date de travail.

Deuxième étape : une fenêtre s'ouvre pour confirmer ou modifier l'en-tête du document

Troisième étape : la fenêtre de saisie du corps de document s'ouvre.

Quatrième étape : en fin de saisie du corps, après avoir cliqué sur le bouton Fin Docum. s'ouvre la fenêtre de pied de document. Il est possible à ce niveau d'imprimer les documents.

Une fois les traitements de pied de document effectués, le programme retourne sur l'affichage actualisé de la fiche client. Lorsque l'impression du document est terminée (si elle a été demandée), l'utilisateur peut fermer la connexion le temps afin de libérer la ligne téléphonique. Lorsqu'il se reconnectera, il retrouvera le programme dans l'état où il l'avait laissé.

Exemples d'impression : Devis opticien - Commande - Demande de prise en charge - Fiche de fabrication - Délégation de paiement - Facture - Feuille de soins.

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