Enregistrement des factures

L'enregistrement des factures est la fonction de base que l'on réalise avec un logiciel de gestion commerciale. Avec le logiciel de gestion intégrée Cogia, l'enregistrement débute généralement au niveau du devis ou de l'offre de prix, qui servent à générer les bons de commande, puis les bons de livraison utilisés à leur tour pour la génération des factures.

Installation du logiciel de gestion Cogia en version Cloud

L'enregistrement des factures est également possible directement depuis la fiche du client, ou l'assistant document express du logiciel. Ce sera par exemple le cas pour la facturation d'une vente au comptoir.

Avec le logiciel de gestion intégrée Cogia, les écritures comptables correspondant à l'enregistrement des factures sont imputées dans les journaux comptables en temps réel, à la date de facturation. La validation est automatique et immédiate.

Pour essayer le logiciel de gestion Cogia, cliquer sur le bouton ''Cogia Cloud'' puis sur ''Exécuter''. Valider les messages de sécurité. Choisir ensuite l'activité qui vous correspond.

Factures + Compta : abonnement 1 mois 15 € HT seulement

Le logiciel de gestion intégrée Cogia est proposé en abonnement par utilisateur. Quand l'abonnement se termine, vous ne pouvez plus ajouter de document ou de pièce comptable, les autres fonctions restent actives. Vous pouvez alors le renouveler, le suspendre temporairement ou le stopper.

Avec Cogia, tout est simple : vous téléchargez la version d'essai, vous vérifiez que le logiciel fonctionne sur votre équipement et qu'il répond à vos besoins, vous souscrivez un abonnement pour un mois, trois mois ou un an. Si vous continuez à être satisfait, vous le prolongez.

Garanties de satisfaction : Un essai gratuit du logiciel avant de commander + abonnement mensuel sans engagement de durée + renouvellement à votre demande, pas de reconduction automatique.

Suite avec la définition d'un document de gestion .

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Définition d'un type de document de gestion commerciale

Pour définir un document, il faut spécifier son type et son identification, les modèles d'écran qui permettront la saisie de l'en-tête, du corps, des informations complémentaires et des traitements d'impression, mais également les paramètres permettant sa prise en compte en comptabilité et dans la gestion des stocks. Pour terminer ce paramétrage, il convient également de définir le comportement du document dans le circuit ou workflow de l'entreprise.

Ce paramétrage est très important car il permet d'adapter le logiciel à la manière de travailler de chaque entreprise. Les codifications sont détaillées après l'exemple. En ce qui concerne les modèles d'écran de saisie, il est possible de les visualiser pour choisir ceux qui correspondent le mieux au cas à traiter.

Ecran de paramétrage d'un type de document

Comptabilité = Génération automatique d'écritures comptables sur le journal comptable défini dans le champ suivant.

N : pas de génération d'écriture comptable lors de la saisie de ce type de document.

OD : génération d'écritures de type factures client (Débit du compte de tiers)

OC : génération d'écritures de type facture fournisseur (Crédit du compte de tiers)

ED : génération d'écritures prévisionnelles client (dans un journal échéancier)

EC : génération d'écritures prévisionnelles fournisseur (dans un journal échéancier)

Journal : Code sur 3 caractères pour définir le journal comptable associé à ce type de document

ACH : journal des achats (documents de type DFF)

ECH : echéancier prévisionnel (documents de type DCC ou DCL ou DFC ou DFL)

VEN : journal des ventes (documents de type DCF)

Stocks : Mise à jour automatique des stocks et des prix (ci-dessous, écran de choix des options autorisées)

Ecran de choix des paramètres de définition des mouvements de stocks

N : pas de mise à jour des stocks et des prix lors de la saisie de ce type de document

OC : mise à jour des quantités réservées clients (document de type DCC ou DCL)

OF : mise à jour des quantités en attente de livraison fournisseur (document de type DFC)

OP : mise à jour des quantités en cours de production (document de type DIF)

OS : mise à jour des quantités en stocks par ajout (document de type DFL ou DIS)

OS-- : mise à jour des quantités en stocks par retrait (document de type DCF ou DCT)

1S : idem OS avec mise à jour du prix de revient et du prix de vente n° 1

2S : idem OS avec mise à jour du prix de revient seul

3S : idem OS avec mise à jour du prix de vente n° 1 seul

4S : idem OS avec mise à jour du prix de revient et des 6 prix de vente

5 : mise à jour seule du prix de revient, avec question posée à l'utilisateur pour confirmation.

Conditions Spéciales= Conditions spéciales sur 1 caractère :

B : Force la conservation des lignes différées lors du transfert quel que soit le type de document d'origine. Cette condition est toujours vrai pour les documents de type Commande.

C : Force le remplacement des références articles et le recalcul des lignes au prix de revient pour les articles possédant une référence de substitution lors du transfert du document. (champ ARTRPL)

E : Ajoute les références client du document d'origine en début du corps du document d'arrivée. (champs ENTRX1 et ENTRX2)

G: Dans le cas général, le champ LGFQTL contient la quantité différée. Cette codification permet de signaler au programme que le champ LGFQTL contient la quantité livrée.

L: Affecte le prix de vente 1 à 6 en fonction du code défini dans l'en-tête du document. Ce code est fonction de la catégorie de client (Voir table CLI).

P: Affecte le prix de vente Public TTC quels que soient les paramètres au niveau de la catégorie de client.

Options de suivi des documents :

Dans ce cadre, il est possible de spécifier des options supplémentaires au niveau du transfert des documents de ce type. Ces options sont facultatives, elles concernent les entreprises qui utilisent les fonctions de workflow du logiciel.

Si les champs de ce cadre sont renseignés, lors du transfert, le type de document d'arrivée sera proposé, un contrôle sera effectué au niveau des codes position du document de départ et les codes positions du document d'arrivée pourront être affectés automatiquement.