Le logiciel de gestion intégrée Cogia couvre de nombreux domaines de la gestion d'une TPE. Répondre par avance à toutes les questions qui me sont posées ne sera jamais possible. Sur cette page, vous trouverez une sélection de questions, classées par thème.

Ce logo est présent sur les pages du site cogia.fr aux endroits en rapport avec la question.

Installation du logiciel

Répertoire d'installation

Le répertoire d'installation proposé est c:\cogia\version5. Si vous indiquez un autre chemin, en particulier dans un sous-dossier d'un répertoire système de Windows, ou sur une unité réseau, ou sur une unité à écriture différée comme une clé USB, vous obtiendrez peut être un message d'erreur au lancement du logiciel.

Les messages d'erreurs indiquant qu'un fichier n'a pas été trouvé ont 2 causes principales : vous ne disposez pas des droits pour ajouter un fichier dans le dossier cible ou la création du fichier sur le support USB n'est pas encore faite.

Si ce problème se produit, refaire l'installation sans modifier le répertoire proposé.

Personnalisation des imprimés

Le logiciel de gestion intégrée Cogia est installé avec plus de 170 imprimés, tous modifiables par l'utilisateur en utilisant le logiciel Etats et Requêtes de la société PcSoft.

La modification d'un imprimé s'initialise à partir de la fenêtre de visualisation. Lors de la première demande de modification d'un imprimé, le téléchargement gratuit et l'installation de l'utilitaire vous seront proposés.

Une connaissance de Windev, le langage de développement de la société PcSoft est nécessaire pour réaliser des modifications dans les calculs ou ajouter des données. Les changements de décor, polices, déplacement des cadres sont à la portée de tous les utilisateurs.

Mise à jour du logiciel

Le logiciel évolue sans cesse, une mise à jour quasi hebdomadaire est à votre disposition pendant la durée de votre abonnement. Vous n'êtes pas obligé de les prendre en compte à chaque fois, mais si vous constatez un problème de fonctionnement, avant de me contacter, vérifiez s'il n'a pas été dèjà corrigé en mettant à jour votre installation.

Pour commencer, vous allez ouvrir un compte sur le service gratuit Dropbox. Vous disposerez d'un espace de stockage en ligne de 2 Go pour vos documents, que vous pouvez utiliser ou pas.

Je vous fait parvenir par e-mail un lien vers le dossier qui contient la mise à jour. Chaque fois que je copierai le logiciel à jour dans ce dossier, vous le retrouverez sur votre poste de travail quelques minutes plus tard, sans rien faire.

Quand vous voudrez profiter de la dernière mise à jour, il vous suffira de copier / coller le logiciel du dossier Dropbox dans le dossier c:\cogia\version5.

Attention : ne rien copier dans ce dossier, il est partagé entre tous les utilisateurs du logiciel, si vous copiez un fichier dans ce dossier, il sera reproduit sur tous les postes.

Utilisation du logiciel

Transfert des documents

Le transfert des documents est une fonction de base du logiciel. Il peut être initialisé depuis les tableaux de documents affichés depuis l'écran d'accueil ou depuis la fiche tiers, client ou fournisseur. Pour en savoir plus : actions sur les documents

Cette fonction est essentielle. Elle vous permet d'obtenir un nouveau document à partir d'un document existant en conservant la trace du document d'origine qui est automatiquement archivé en fin de transfert. En paramétrant correctement la gestion du workflow, vous pouvez bloquer le transfert d'une commande en livraison si le mode de paiement n'est pas validé par exemple. Pour en savoir plus : documents pris en charge par le logiciel

Le transfert d'un document d'un client sur un autre est impossible. Utiliser la fonction d'inclusion lors de la saisie d'un document pour ajouter des lignes d'un autre document. Pour en savoir plus : saisie des documents

Modifications des données

Toutes les données saisies, dans toutes les fonctions du logiciel sont modifiables tant que l'utilisateur n'a pas effectué une procédure de validation définitive.

Un historique de chaque ajout, modification ou suppression de données est conservé. Vous pouvez le consulter pour chaque information. Par exemple, modifiez le prix de vente sur une fiche article, validez cette modification, retournez sur le champ prix de vente et d'un clic droit vous pourrez consulter les anciennes valeurs avec leurs dates d'affectation.

Les écritures comptables d'une période clôturée ne sont pas modifiables, les documents archivés après un transfert non plus.

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