Le logiciel de gestion intégrée Cogia couvre de nombreux domaines de la gestion d'une entreprise. Répondre par avance à toutes les questions qui me sont posées ne sera jamais possible. Sur cette page, vous trouverez une sélection de questions, classée par thème.

En complément, je vous conseille de consulter la page consacrée à la prévention des risques informatiques que tout responsable d'entreprise doit mettre en oeuvre.

Installation du logiciel

Répertoire d'installation

Le répertoire d'installation proposé est c:\cogia\version5. Si vous indiquez un autre chemin, en particulier dans un sous-dossier d'un répertoire système de Windows, ou sur une unité réseau, ou sur une unité à écriture différée comme une clé USB, vous obtiendrez peut être un message d'erreur au lancement du logiciel.

Les messages d'erreurs indiquant qu'un fichier n'a pas été trouvé ont 2 causes principales : vous ne disposez pas des droits pour ajouter un fichier dans le dossier cible ou la création du fichier sur le support USB n'est pas encore faite.

Si ce problème se produit, refaire l'installation sans modifier le répertoire proposé.

Personnalisation des imprimés

Le logiciel de gestion intégrée Cogia est installé avec 170 imprimés, tous modifiables par l'utilisateur avec le logiciel Etats et Requêtes de la société PcSoft.

La modification d'un imprimé s'initialise à partir de la fenêtre de visualisation. Lors de la première demande de modification d'un imprimé, le téléchargement gratuit et l'installation de l'utilitaire vous seront proposés.

Une connaissance de Windev, le langage de développement de la société PcSoft est nécessaire pour réaliser des modifications dans les calculs ou ajouter des données. Les changements de décor, polices, déplacement des cadres sont à la portée de tous les utilisateurs.

Mise à jour du logiciel

Le logiciel évolue sans cesse, une mise à jour quasi hebdomadaire est à votre disposition pendant la durée de votre abonnement. Vous n'êtes pas obligé de l'installer, mais si vous constatez un problème de fonctionnement, vérifiez en premier s'il n'a pas été dèjà corrigé en mettant à jour votre installation.

Pour commencer, vous allez ouvrir un compte sur le service gratuit Dropbox. Vous disposerez d'un espace de stockage en ligne de 2 Go pour vos documents, que vous pouvez utiliser ou pas.

Je vous fait parvenir par e-mail un lien vers le dossier qui contient la mise à jour. Chaque fois que je copierai le logiciel à jour dans ce dossier, vous le retrouverez sur votre poste de travail quelques minutes plus tard, sans rien faire.

Quand vous voudrez profiter de la dernière mise à jour, il vous suffira de copier le logiciel CogiaV5.exe du dossier Dropbox dans le dossier c:\cogia\version5.

Attention : ne rien copier dans le dossier partagé DropBox. Si vous copiez un fichier dans ce dossier, il sera reproduit sur tous les postes abonnés.

Utilisation du logiciel

Attention si votre ordinateur possède plusieurs écrans.

Lorsqu'une fenêtre du logiciel est affichée, vous avez la possibilité de la déplacer sur votre écran unique ou sur un autre écran connecté àvotre PC. Lorsque vous fermez la fenêtre, sa position est mémorisée. A la prochaine ouverture, elle sera affichée au même endroit.

Cela est vrai également pour la fenêtre de visualisation. Si lors de la demande d'une fonction vous ne constatez aucune auverture, vérifiez sur votre écran unique ou sur un autre écran connecté que la fenêtre de la fonction n'est pas masquée par un autre logiciel.

Transfert des documents

Le transfert des documents est une fonction de base du logiciel. Il peut être initialisé depuis les tableaux de documents affichés depuis l'écran d'accueil ou depuis la fiche tiers, client ou fournisseur. Pour en savoir plus : actions sur les documents

Cette fonction est essentielle. Elle vous permet d'obtenir un nouveau document à partir d'un document existant en conservant la trace du document d'origine qui est automatiquement archivé en fin de transfert. En paramétrant correctement la gestion du suivi des documents, vous pouvez bloquer le transfert d'une commande en livraison si le mode de paiement n'est pas validé par exemple. Pour en savoir plus : documents commerciaux pris en charge par le logiciel

Le transfert d'un document d'un client sur un autre est impossible. Utiliser la fonction d'inclusion lors de la saisie d'un document pour ajouter des lignes d'un autre document. Pour en savoir plus : saisie des documents

Modifications des données

Toutes les données saisies, dans toutes les fonctions du logiciel sont modifiables tant que l'utilisateur n'a pas effectué une procédure de validation définitive.

Un historique de chaque ajout, modification ou suppression de données est conservé. Vous pouvez le consulter pour chaque information. Par exemple, modifiez le prix de vente sur une fiche article, validez cette modification, retournez sur le champ prix de vente et d'un clic droit vous pourrez consulter les anciennes valeurs avec leurs dates d'affectation.

Les écritures comptables d'une période clôturée ne sont pas modifiables, les documents archivés après un transfert non plus.

Que faire en cas d'erreur

Erreur d'exécution du logiciel.

Une erreur d'exécution du logiciel s'accompagne de l'ouverture d'une fenêtre de dialogue vous permettant de me transmettre les éléments nécessaires à la correction du problème. Sans la transmission de ces éléments, votre demande ne poura pas être prise en compte.

Les erreurs de programmation se reproduisent systématiquement lorsque l'on demande la répétition de la condition qui les a générées, tant qu'elles ne sont pas corrigées par une mise à jour du logiciel, du modèle d'imprimé personnalisé par l'utilisateur ou une correction du macro code ajouté par l'utilisateur sur un des écrans du logiciel.

Erreur Windows ou message de type ''Le programme ne répond pas''

Windows est un système multitâche, gérant des centaines de processus en parallèle. Chaque ordinateur sous Windows possède des pilotes plus ou moins à jour et des logiciels et services installés par l'utilisateur. La combinaison de tous ses éléments est unique pour chaque ordinateur et les causes d'instabilité très nombreuses.

Le logiciel de gestion intérée Cogia faisant appel à de très nombreuses fonctionnalités de Windows, son utilisation est le révélateur de ces phénomènes et non la cause. Ces erreurs surviennent généralement de façon aléatoire et ne sont pas reproductibles sur un autre équipement.

Pour en venir à bout, la méthode consiste dans un premier temps à nettoyer votre PC : suppression des applications inutilisées, des anciens pilotes d'imprimantes, scanners ou autres matériels inutilisés, désinfection complète à l'aide d'un anti-virus professionel en ligne, nettoyage et défragmentation des disques.

L'utilisation simultanée de 2 anti-virus sur un poste provoque ce genre de panne.

Si le problème persiste, désactivez chaque application installée, l'une après l'autre en vérifiant les messages enregistrés dans les journaux d'évènement Windows et changez l'imprimante par défaut. En cas d'échec, le reformatage et la ré-installation complète de votre système avec des pilotes certifiés et des logiciels à jour seront nécessaires.

Si vous êtes confronté à ce genre de situation, la solution est spécifique à votre poste et ne pourra être prise en charge que dans le cas de l'assistance payante. L'essai du logiciel de gestion Cogia est obligatoire avant tout achat. Il vous aura permis de vérifier la conformité du logiciel par rapport à vos besoins et à votre équipement.

Votre ordinateur est un outil de travail, réservez le à cette utilisation. Cogia n'interviendra pas en dépannage sur des postes utilisés pour d'autres activités, jeux, photos, vidéos, multimédia ou sur lesquels sont installés des logiciels sans licence ou en violation avec leurs droits d'utilisation.

Utilisation immédiate, sans inscription, gérez vos documents commerciaux en toute liberté : devis, bons de commande, bons de livraison, factures. Accès à l'application complète : Micro Gestion Cogia.

Profitez dès maintenant de notre nouvel outil de gestion en ligne. Les données saisies dans les formulaires seront conservées sur vote poste et seront affichées lors de l'ouverture des pages de la Micro Gestion Cogia.