Saisie des devis, factures, bons d'intervention, ordres de réparation

L'ouverture de la fenêtre de saisie des corps de document est déclenchée lors de la validation de l'en-tête du document.

Au lieu de fournir à l'utilisateur un écran de saisie unique pour les corps de document, avec un grand nombre de colonnes et d'onglets que l'utilisateur doit ignorer, avec un risque imporant de saisir dans une mauvaise colonne, j'ai fait le choix de combiner pour chaque type de document, quatre écrans simples, ne comportant que quelques informations à compléter.

Un document se compose d'un écran en-tête, d'un écran corps, de compléments de ligne (facultatif) et d'un écran de pied. Des fenêtres de saisie peuvent également s'intercaler entre le corps et le pied de document pour saisir des frais annexes ou les données intracommunautaires.

Les modèles d'écran de saisie sont définis par type de document dans la fonction de paramétrage des types de documents du logiciel de gestion. Chaque type d'écran existe au moins en 6 présentations, ce qui permet de personnaliser le logiciel avec plusieurs centaines de combinaisons de paramétrage.

Remarques :

• Un document vide, c'est à dire ne contenant aucune ligne active, n'est pas conservé.
• La sauvegarde des données est réalisée à chaque changement de ligne. En cas de coupure lors de la saisie d'un document, il suffit de le reprendre en modification et de continuer la saisie.
• La saisie s'effectue naturellement dans le tableau : pour modifier une ligne, il suffit de se positionner dessus et corriger les données affichées. Des boutons au bas de l'écran permettent d'insérer avant ou supprimer la ligne en cours.

Ecrans de saisie des corps de documents de la version 5 du logiciel : (paramétrage des types de document, modèle d'écran Ligne)

• Modèle 0 : corps de document standard
  Ce modèle peut être utilisé dans tout secteur d'activité, ci-dessous un exemple de calcul d'une facture client pour une intervention de dépannage informatique
  
  
• Modèle 1 : identique au précédent avec une colonne pour les prix de revient en plus.
  Modèle spécifique JULLIARD SA, grossiste en produits pétroliers, disponible en version 4 seulement.
• Modèle 2 : document client pour entreprise du batiment.
  Modèle spécifique MULLER SARL, électricité industrielle, disponible en version 4 seulement.
• Modèle 3 : ordre de fabrication.
  Modèle spécifique Gregoire SA, construction de machines agricoles, disponible en version 3 seulement.
• Modèle 4 : ticket de caisse. Ce modèle n'est disponible qu'en version 4.
  En version 5, la fonction Caisse a été entièrement ré-écrite, à partir d'un menu spécifique.
  
  
• Modèle 5 : producteur de pommes.
  Modèle spécifique Robelines SA, producteur de pommes, disponible en version 4 seulement.
• Modèle 6 : bon de commande avec conservation des quantités différées lors du transfert en bon de réception.
  
  
• Modèle 7 : bon de livraison multi-dépot avec prix remisés.
  Modèle spécifique Groupe JBC, grossiste en optique, disponible en version 4 seulement.
• Modèle A : saisie des fiches d'intervention avec gestion des temps par collaborateur.
  
  
• Modèle J : bon de commande avec 3 décimales sur les quantités et les prix unitaires.
  
  
• Modèle L : saisie des opérations de fabrication avec temps et ressources.
  
  
• Modèle N : corps de document avec gestion du conditionnement, choix de la grille de tarif à la ligne et quantité différée. Exemple de bon de commande fournisseur.
  
  
• Modèle O : Saisie des devis opticiens.
  Modèle spécifique pour Optique liberté, disponible en version 4 seulement

Détail des boutons :

	Ouvre une fenêtre de saisie d'un bloc de texte attaché au document. Ce bloc de texte peut être édité également par le code travail = Notes sur la fiche client ou fournisseur
	Positionne le curseur sur une ligne vierge en fin de document
	Insère une ligne vierge à l'emplacement actuel du curseur
	Aprés demande de confirmation, supprime la ligne en cours
	Permet d'ouvrir la fenêtre de recherche d'une référence article
	Permet d'afficher la fiche détaillée de l'article de la ligne en cours
	Permet de revenir sur l'en-tête du document pour le modifier ou le vérifier
	Permet d'insérer le corps d'un autre document dans le document ouvert
	Permet d'afficher la liste des produits facturés les 12 derniers mois et de transférer directement une ligne d'une ancienne facture dans le document actuel. Les caractéristiques de la ligne recopiée sont conservées (Quantité, prix ...)
	Annule les modifications réalisées sur la ligne en cours
	Déclenche la saisie des frais annexes puis la fin de document

Articles nomenclaturés :

Un article nomenclaturé est rattaché à une fiche de nomenclature (voir la saisie des fiches articles). Lorsque l'on saisi une référence article possédant une fiche de nomenclature, la fenètre suivante s'ouvre pour permettre de fournir la quantité de sous ensembles (la nomenclature) à inclure dans le document :

Voir un exemple de fiche de nomenclature au format pdf

Compléments de ligne :

La saisie des corps de document s'effectue principalement dans les tableaux présentés ci-dessus. Il est possible de fournir des informations complémentaires soit en cliquant sur le bouton Compléments ou de manière automatisé en définissant un code complèement de ligne sur chaque type de document dans le paramétrage : table NOR.

La plupart des informations sont disponibles sur le modèle à onglet dont le code est "P". Ce modèle est désormais affiché automatiquement en remplacement des anciens.

Modèle fin de ligne = 3 (traçabilité et suivi de production)

Cet écran de complément permet de rattacher une ligne de commande client à une fiche d'intervention. Les temps passés et les pièces facturées seront alors cumulées dans l'état de suivi client par opération. Un clic sur le bouton à droite du code opération permet d'afficher la liste des opérations en cours.

Modèle fin de ligne = 4 (remplacé par les onglets 3 et 7 du modèle P)

Cet écran de complément est utilisé avec le modèle A (saisie des fiches d'intervention).

Le bouton calendrier, en bas de cet écran, permet de récupérer directement le contenu d'un évènement saisi dans l'agenda Google rattaché à la fiche du client. Lors d'une intervention, le technicien peut soit saisir le compte rendu dans la fiche d'intervention, soit sur l'agenda hébergé sur Google Calendar. Cette liaison permet d'éviter de saisir 2 fois le compte rendu.

Avantage de l'utilisation des Agendas Google : l'agenda rattaché au client de la gestion intégrée Cogia peut être consulté par le client, il suffit de lui en donner l'autorisation. Si toutes les actions réalisées pour le client sont inscrites dans cet agenda, celui ci peut facilement contrôler l'avancée ou le suivi de son dossier, sans avoir besoin de vous contacter ou d'une liaison sur les données de l'application de gestion.

Modèle fin de ligne = 6 (Livraison cadences variables)

Modèle fin de ligne = 7 (Livraison cadences fixes)

Modèle fin de ligne = 8 (Commission fixe à la ligne)

Modèle fin de ligne = A (Préparation étiquettes expédition)

Modèle fin de ligne avec traçabilité = C (BAC)

Cet écran est complété tout au long du processus par les différents intervenants, du service commercial, des achats, des stocks, de la production. Chacun y apporte des données complémentaires qui suivent la ligne de document depuis sa création jusqu'à l'étape finale. Ces informations sont également duppliquées sur les documents issus d'opération de transfert ou d'inclusion.
Le tableau central comporte les données de traçabilité, le volet gauche le suivi de la fabrication.

Des écrans tactiles à proximité des postes de fabrication permettent aux techniciens de valider eux mêmes l'avancement des tâches à partir de l'affichage ci-dessous. La situation de la production est ainsi disponible en temps réel pour tous les utilisateurs, le commercial équipé d'une liaison SFR 3G en déplacement chez son client est en mesure de connaître la situation précise d'une ligne de commande sans avoir besoin de déranger quelqu'un à l'atelier par téléphone...

Frais annexes :

Cette fenêtre s'intercale entre la saisie des corps de document et l'affichage du pied. Elle permet de saisir des informations complémentaires, telle que le montant du port, quI sont nécessaires au calcul du pied de document. Le nombre de colis, le poids et le volume sont calculés à partir du corps de document mais sont modifiables par saisie de l'utilisateur.