Gestion des documents, codes travail

Visualisation d'un document, impression commande en pdf

Lance l'affichage du document dans la fenêtre de visualisation avec possibilité de l'imprimer, l'exporter vers Word, Excel ou au format HTML, XML ou PDF, ou de l'envoyer par mail.

Création d'un document, fiche d'intervention par exemple

Après le choix du type de document, création d'un nouveau document et place l'utilisateur en saisie ou validation de l'en-tête.

Modification d'un document

Après la confirmation de la date de travail, qui sera attribuée au document, ouverture un document existant en saisie et sélection de la première ligne du corps du document

Transfert d'un document, bon de commande à partir d'un devis

Le transfert de document permet de créer un nouveau document à partir d'un autre sur une même fiche client ou fiche fournisseur. Création d'un Bon de livraison à partir d'un bon de commande par exemple. Si le numéro du document d'arrivée existe déja pour ce client ou ce fournisseur, les deux documents seront fusionnés.

En fin de transfert le document d'origine est conservé en archive. Il ne pourra plus être modifié, mais affiché ou imprimé sans limitation. Dans le cas d'une commande, les quantités différées, quantités non servies, pourront être conservées en fin de transfert : une nouvelle commande sera alors automatiquement crée.

Avec cette fonction, le document d'origine est archivé en fin de transfert. Si vous souhaitez conserver la possibilité de travailler sur le document d'origine, il faut utiliser la fonction de duplication.

Impression d'un document de gestion

Ouvre une boite de dialogue pour configurer et lancer l'impression du document, sans visualisation préalable.

Duplication de document, copie d'un devis par exemple

Ouvre un nouveau document en recopiant un document existant. Cette fonction n'est possible qu'à partir de la fiche client ou fournisseur, elle ne peut pas être utilisé pour dupliquer un document d'un tiers sur un autre.

Cette fonction doit être utilisée à la place du transfert de document lorsque l'on veut conserver la possibilité de travailler sur le document d'origine après sa duplication. L'exemple le plus courant est la constitution d'un devis à prtir d'un autre pour y apporter une variante.

Lancement de fabrication, à partir des lignes de la commande

Ouvre une boite de dialogue pour lancer ou préparer la fabrication des produits à partir des lignes d'une commande client.

Exemple de tableau de préparation des déclarations de conformité :

Actualisation, recalcul du document

Recalcul des prix sur le document à partir du fichier tarif ou d'un coefficient.

Si le document est du type Fiche de Coût (DIC), et que le total du document a changé pendant l'actualisation, la fenêtre ci-dessous permet de décider si la variation du prix de revient de l'article associé doit ête imputée sur le coéficient de marge ou sur le prix de vente.

Suppression d'un document, suppression d'un devis refusé

Cette action est impossible pour les factures pour des raisons de conformité avec le bulletin officiel des impots concernant les logiciels de gestion et de comptabilité. Un document supprimé ne pourra plus être affiché ni imprimé. cette action ne doit pa être effectuée sur les documents intermédiaires ayant servis à la création d'autres documents. la traçabilité de la gestion des documents serait perdue. L'archivage du document est préférable à sa suppression.

Suivi du document, gestion des factures

Affiche les codes suivi du document pour vérification ou modification : ces codes permettent de suivre l'avancement des étapes de traitement des documents, suivant les normes spécifiques de l'entreprise.

Un document archivé pourra être affiché ou imprimé mais ne pourra plus être modifié. Il ne sera pas listé dans les tableaux des documents en cours de traitement, mais apparaitra dans les historiques.

Ces étapes sont personnalisables au niveau du paramétrage des types de document de l'application de gestion intégrée Cogia.

L'archivage des documents est obligatoire pour tous les documents avant leur transfert en facture. Cette opération est réalisée automatquement. L'archivage des factures doit être réalisé sitôt après l'impression ou la génération de la facture au format PDF. Un bouton de validation définitive est disponible sur l'écran des traitements de fin de saisie ou modifications des factures.

La durée de conservation des factures et des documents archivés n'est pas limitée dans le logiciel, elle ne dépend que de la capacité de stockage et de traitement de votre système informatique.

Notes, bloc notes associé au document

Accès à un bloc notes associé au document, pour visualisation, saisie ou modification d'informations complémentaires, textes, photos qui seront imprimées après les lignes dans le corps du document.

Exportation du document, échange de données informatiques

Les fonctions d' exportation et d'importation des documents permettent d'éviter de saisir des documents : l'exportation permet de générer un fichier de liaison qui sera utilisé pour la création d'un nouveau document. Par exemple, lorsque deux sociétés partenaires utilisent le logiciel Cogia, la première peut exporter une facture de vente qui sera importée par la seconde en tant que facture d'achat.