Assistant création de factures

L'application de gestion intégrée Cogia est le fruit de plus de 20 ans d'utilisation en entreprise. Avec ce logiciel de facturation vous disposez de plusieurs modes d'utilisation, adaptés aux usages les plus courants.

Accueil : choix du type de document

Il est important de renseigner l'objet, cela vous évitera d'afficher le document dans quelques jours pour vous rappeler son contenu, vous y gagnerez en productivité, même si vous y passez quelques secondes.

Etape 1 : choix du client dans la liste affichée

En cliquant sur le haut d'une colonne, on ouvre une zone de saisie. Seules les lignes contenant tout ou partie de cette valeur de filtrage sont conservées dans le tableau.

Vous pouvez utiliser une fiche client générique au lieu de saisir une fiche par client. Cette façon de travailler peut vous paraitre intéressante, mais elle ne permet pas de conserver une fiche client personnalisée pour chacun de vos contacts. Vous y perdrez en qualité dans le suivi de vos dossiers clients.

Etape 2 : Vérification et confirmation du document

Après vérification du client, du mode de paiement, vous pouvez saisir un texte qui sera placé au début du corps du document. Le bouton vert à gauche du champ de saisie permet d'ouvrir le glossaire qui contient un ensemble de textes standards. Un simple clic permet d'insérer un texte standard ou répétitif à partir du glossaire, un autre gain de productivité.

Sur cet écran, vous pouvez modifier la valeur des champs identification et adresse du client. Dans le cas de l'utilisation à partir d'une fiche client générique, c'est toujours nécessaire. Les données modifiées sur cet affichage ne seront conservées que sur le document en cours de création, pour modifier des données permanentes de la fiche client, cliquer tout d'abord sur le bouton d'accès à la fiche complète.

Explication : chaque document se compose d'un enregistrement de définition et de lignes détail. La fiche du client ou du fournisseur est entièrement recopiée dans l'enregistrement de définition du document. Au fil du temps vous pouvez être amené à changer des informations du client, son adresse ou son mode de paiement par exemple. Cela n'affectera pas les données du document.

Etape 3 : Choix des produits à inclure

Cliquez sur le haut d'une colonne pour rechercher les produits, cochez la case de gauche sur les lignes à prendre en compte. La quantité peut aussi être saisie avant de poursuivre.

Vous n'êtes pas obligé de gérer vos fiches produits, sauf si vous gérez vos stocks. Cela est conseillé quand même, vous éviterez de ressaisir de nombreuses fois la désignation de vos produits, les historiques des modifications sur chaque champ de saisie vous seront utiles lors de recherches ou de contrôles.

Conseil : prenez le temps de créer une fiche pour chacun de vos produits, vous y gagnerez en productivité et en analyse.

Etape 4 : Le document est prêt pour la génération

Vous pouvez ajouter des lignes de texte avec ou sans indication de quantité et de prix unitaire. Il suffit de ne rien saisir dans la colonne Référence. Ces lignes seront comptabilisées dans la catégorie des produits divers, définie dans les paramètres de la société.

Cette solution vous permet de ne pas encombrer votre base de données de fiches articles qui ne seront jamais mouvementées, lorsque vous faites un devis estimatif par exemple. L'inconvénient de cette méthode, il vous faudra ressaisir la ligne lorsque le devis sera accepté si vous gérez vos stocks.

Avant de terminer, il est possible d'ajouter un texte de fin qui s'affichera en dessous des lignes articles.

Pour valider le document, mettre à jour les stocks, les fiches clients et la comptabilité prévisionnelle, il suffit de cliquer sur le bouton de validation. Le document sera affiché, en attente d'impression ou de transmission par mail au format PDF.

Explications : dans l'application de gestion de gestion intégrée Cogia, la création d'une facture génère et impute instantanément les écritures comptables dans la comptabilité générale. De la même façon, la saisie d'une commande ou d'un bon de livraison en attente de facturation est comptabilisé dans un journal prévisionnel. Ces écritures prévisionnelles permettent de gérer les encours et les prévisions de trésorerie.

Si vous avez suivi sans problème cet enchainement, vous êtes en mesure d'utiliser ce logiciel. Essayez, il suffit de télécharger la version d'évaluation.

L'édition de la balance générale comptable peut être demandée par l'option Gestion/Edition/Générales/Balance générale du menu principal de l'application ou à partir de la télécommande au look Android.

Les cumuls des comptes généraux sont obtenus par l'enregistrement comptable des écritures sur les comptes du plan comptable, dans le respect des principes comptables définis par le bulletin officiel des impôts.

Ci-dessous, l'écran de préparation de la balance des comptes clients en comptabilité. Les écritures au débit des comptes clients sont automatiquement générées et imputées par la création des factures clients. Les écritures au crédit des comptes clients proviennent de la saisie des pièces comptables.

Le contrôle de cohérence comptable est facilité par l'utilisation du logiciel de gestion intégrée Cogia. Depuis l'affichage de la balance des comptes clients, un clic sur un compte permet d'afficher l'extrait du compte client. Sur cet extrait du grand livre, un clic sur une ligne correspondant à l'enregistrement comptable d'une facture en affiche le détail, puis un nouveau clic sur une référence article suffit pour afficher la fiche article détaillée pour obtenir des informations encore plus précises.

Un tel système intégré permet de garantir la qualité de l'enregistrement comptable. L'information comptable est directement liée et justifiée par la gestion commerciale et le gestion des achats.

Ci-dessous, un exemple de visualisation avant impression de la balance comptable clients. Les informations cliquables, reperées par une étoile, permettent de chainer d'autres recherches et affichages, d'un simple clic.