logiciel de facturation Cogia Informatique, made in France, 
Charente, Cognac

Gestion de fiches produits, fiches articles, fichier des articles

La fiche article comporte des boutons permettant de déclencher les fonctions détaillées ci-après. Ces boutons sont identiques sur tous les modèles de fiches articles et déclenchent les mêmes fonctions quelle que soit l'activité de l'entreprise. Le choix du modèle de fiche article est réalisé dans le paramétrage de la société.

Recherche dans le fichier des articles

Le tableau de recherche et sélection de la fiche article est automatiquement ouvert au lancement de la fonction de saisie d'une fiche article. En utilisant les champs de saisie des en-têtes de colonne du tableau, l'utilisateur effectue des filtrages. La saisie de quelques caractères suffit pour limiter l'affichage aux références produits recherchées.

: ouverture de la fenêtre de recherche de référence article, dans l'ordre des codes produits, des désignations articles ou par familles d'articles puis références.

Le tableau de recherche simplifié, basé sur une requête ne prenant pas en compte les références périmées ou ne faisant plus partie du tarif actuel s'affiche. Le modèle standard est alors obtenu par un clic sur le bouton "Plus d'infos".

Recherche avec filtrage, références actives seules

recherche d'une fiche article, 
recherche fiche produit, filtre de données, produits archivés, produits périmés, 
filtre de recherche, tableau de recherche, tri d'un tableau, filtre sur un tableau .

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Recherche sans filtrage (toutes les références)

recherche d'une fiche produit, 
recherche fiche article, recherche sans sélection, recherche sans filtre, sélection des références,
sélection complète, sélection totale, sélectionner tout .

Pour effectuer une recherche sur la désignation par exemple, cliquer sur la loupe de l'entête de colonne. La recherche s'effectue alors sur le début de la désignation, au fur et à mesure que l'on saisit une chaine de caractères contenue dans la colonne.

Le raccourci clavier "CTRL + F" permet d'ouvrir une recherche plus large, pour retrouver une ligne du tableau contenant la chaine saisis. Cela permet par exemple de retrouver une référence interne à partir d'une référence fournisseur.

Les couleurs dans le tableau permettent de repérer plus facilement certaines références produits dans le cadre de la gestion des stocks, de la gestion commerciale et de la gestion des approvisionnements :
* Le rouge indique les références dont le stock est négatif
* Le vert indique les références dont le stock est positif
* Le jaune indique les références qui ont été spécifiées "Inactives" (case à cocher sur la fiche article)
* Le mauve indique les références "périmées" (sous-famille = ** sur la fiche article)

Documents rattachés à la fiche article

: accès à la gestion des documents associés à la fiche article :

Nomenclature : Ensemble de lignes de texte ou de lignes articles pouvant s'intégrer dans un autre document. Lors de la saisie de la référence de l'article sur lequel a été saisie une nomenclature, une boite de dialogue demande à l'utilisateur s'il veut insérer la ligne article globale ou le contenu de la nomenclature. Voir un exemple de fiche de nomenclature au format pdf

Fiche de coûts : Document permettant de détailler un article en sous-ensembles ou pièces détachées. Lors du lancement de fabrication, ce document permet la génération des ordres de fabrication ou le calcul des besoins matières. Exemple d'impression d'état de préparation de la fabrication

Fiche suiveuse de fabrication : Document permettant de détailler les étapes de fabrication d'un produit. Ce document permet de calculer les besoins en temps par poste de fabrication. Il accompagnera les pièces en cours de fabrication et permettra de noter les les écarts, les anomalies ou commentaires.

Fiche tarif : Liste des pièces d'un ensemble pour la constitution de tarifs ou catalogues.

Actions ou Travail sur les documents

Visualise : Affichage du document avec possibilité d'impression, de génération de PDF, d'exportation au format Word, Excel, XML ou Html. Le document affiché peut contenir des liens permettant à l'utilisateur d'afficher d'autres documents ou les fiches articles, clients et fournisseurs.

Saisie : Saisie ou modification du document sélectionné. Si lors de la saisie l'utilisateur supprime toutes les lignes du document, celui-ci ne sera pas conservé.

Actualise : Re-calcul du document à partir des informations des fiches articles dont il contient les références, en tenant compte du tarif actuel ou d'un coefficient.

Supprime : Effacement du document sélectionné. Cette opération ne peut pas être annulée.

Lance fabrication : Lance un calcul ou génère les ordres de fabrication pour un nombre d'articles fixé par l'utilisateur.

Ecran d'initialisation

document de gestion de stock, fiche de nomenclature, 
nomenclature article, nomenclature produit, nomenclature ensemble, 
code travail à effectuer sur ce document.

 

Travail = Lance fabrication

traitements de fabrication, actions de fabrication, 
production de la fiche article, fabrication d'un produit, gestion de la production

Etiquetage articles, génération des codes barres

: impressions des étiquettes produits.

Le paramétrage de base des modèles d'étiquettes article permet d'imprimer des étiquettes par pièce ou pour la gondole. Le nombre d'étiquettes à imprimer doit être spécifié par l'utilisateur. Le logiciel utilitaire de PcSoft, Etats et Requêtes, permet de personnaliser les modèles disponibles.

L'écran de sélection personnalisé pour la société BAC Bobinage permet de spécifier une référence de bon de réception fournisseur. Le nombre d'étiquettes imprimées sera égal à la quantité reçue et les informations de traçabilité saisies sur le bon de réception seront imprimées sur les étiquettes : numéro du lot, caractéristiques techniques, numéro de la pièce dans le lot.

Modèle de base
etiquette produit, étiquette de gondole, 
modèle de base, étiquettes fiche article, étiquette code barre, qrcode produit

 

Modèle spécifique BAC Bobinage
étiquette produit, modèle d'étiquette, etiquette de stock, étiquette du casier,
impression d'étiquettes depuis la fiche article
Afficher un exemple

Nettoyage de l'historique des stocks

: nettoyage de l'historique des mouvements de stocks, avec calcul ou affectation d'une quantité de reprise.

L'historique des mouvements de stocks est un fichier dans lequel sont conservées les renseignements relatifs aux mouvements de stocks. Il ne faut pas le confondre avec les lignes de documents : l'enregistrement d'une ligne de facture par exemple, peut entrainer l'ajout d'un mouvement de stocks. D'autres mouvements de stocks peuvent provenir d'une saisie directe sur la fiche article.

Il peut être pratique de nettoyer cet historique pour certains articles, tout en conservant les lignes de factures pour le suivi client ou les statistiques. Par exemple, un négociant en produits pétroliers, pourra ré-initialiser ses stocks de fuel domestique à chaque début de campagne tout en conservant le détail des factures de l'année précédente, le nombre de lignes affichées pour son contrôle quotidien des stocks en sera plus réduit.

quantité de reprise de stocks, 
référence produit actuelle, reprise stocks articles, inventaire produit, justificatif des stocks

Consultation des documents et des historiques des mouvements de stocks

: affichage d'informations liées à la fiche article sélectionnée

Cadencier : gestion des approvisionnements. Ventilation par semaine prévue de réception fournisseur, si le cadencier est renseigné pendant l'enregistrement des bons de commande fournisseurs.

Ecran d'initialisation
consultation produit, 
consultation de fiche article, état des stocks, justificatifs, contrôle des stocks, états de gestion des stocks

 

Cadencier fournisseur
cadencier des approvisionnements, cadencier achats, commandes fournisseurs en attente, 
livraisons prévues, livraisons en attente, appros en attente, produits en commande

Historique des stocks : liste des mouvements des stocks : 2 modèles différents selon que l'utilisateur est autorisé ou non à connaitre les prix d'achat ou de revient des marchandises.

Modèle de base avec affichage des prix
tableau des mouvements de stocks, tableau des fiches articles, 
tableau des fiches produits, tableau des stocks par produit, historique des stocks produit, 
entrées sorties de stocks

Le bouton Modification permet d'obtenir un affichage détaillé d'un ligne de l'historique. Attention : une correction des quantités sur cet écran entrainera la mise à jour directe de la fiche article sans génération d'un mouvement dans l'historique. En cas de besoin, un clic droit sur le champ Stocks de la fiche article permettra de connaître l'origine et la date de cette rectification.

modification d'un mouvement de stocks, 
correction des stocks, ajustement des stocks, suppression des stocks, déstockage produit

Documents : affichage des lignes de document sur lesquelles la référence est utilisée. Cet affichage dépend du type de document :

Affichage de base : documents clients ou fournisseurs
lignes de mouvements d'un article, ligne produit sur document commercial, 
lignes de factures d'un produit, lignes de factures d'une référence, référence sur facture

Fiches de coûts de fabrication
ensembles de pièces, sous ensembles de pièces, nomenclature d'un produit,
nomenclature de fabrication, nomenclature de production

Fiches Tarifs
Fiche tarif, tarif d'un article, tarif d'un ensemble, tarif d'un produit, 
tarif en pdf

Suppression d'une fiche article

: Suppression de la fiche article. Cette opération est impossible si la référence article est utilisée dans un document ou possède des mouvement de stocks.

La suppression de la fiche produit est définitive. Elle entraine la suppression des dossiers complémentaires rattachés à la fiche article. Ces éléments listés dans le volet droit seront définitivement effacés de la base de données.

Les documents rattachés à la fiche article, nomenclature, fiche de coût, fiche suiveuse de fabrication et fiche tarif sont également définitivement supprimés, dans le cas où de tels documents existent.

Une demande de confirmation est envoyée à l'utilisateur avant la suppression de la fiche article.

Remplacement d'une référence article

: Permet de remplacer le code article, ou référence article, par un autre.

Le remplacement est automatiquement répercuté sur tous les documents, y compris les documents archivés. Après le remplacement de la référence, les duplicatas ne seront pas identiques aux originaux.

Si le nouveau code proposé est numérique, un code compatible EAN 13 sera affecté. Il sera calculé à partir des 12 premiers chiffres proposés. Si le modèle de fiche article est "E" il suffit de fournir les 3 premiers chiffres du code, les dix autres seront générés.

nouveau code article, ajout d'une référence,  
Remplacement du code article, remplacement du code produit, changer la référence produit

Dépréciation des stocks

dépréciation des stocks, baisse de prix d'un produit,
ajuster le prix d'un produit, changer le prix d'un produit, changer le prix d'un article, 
changer le prix d'une pièce

La dépréciation de la valeur du stock pour une référence permet de diminuer la valeur de stocks d'un article invendu. Cette opération est réalisée seulement à partir de la fiche article.

Cet écran permet de saisir les valeurs permettant de calculer la dépréciation de l'article. L'utilisateur peut soit saisir le nouveau prix de revient soit appliquer un coefficient de dépréciation. Le nouveau prix de revient sera affecté sur la fiche article, les prix de vente ne seront pas modifiés par cette opération.

coefficient de dépréciation des stocks, 
valoriser un produit, revaloriser un produit, déprécier un produit, déprécier une pièce

Un état des dépréciations des stocks doit être réalisé au moins une fois par an pour les besoins comptables. Un traitement mensuel des dépréciations des stocks est recommandé.

état des dépréciations de stocks, 
valeurs des stocks, état des stocks, déprécier les stocks, évaluer les stocks

Saisie d'un mouvement rectificatif de stocks

saisie d'un mouvement de stocks, enregistrer les stocks

La saisie des mouvements de stocks est réalisée en principe sur un document : bon de livraison, bon de réception, fiche d'inventaire, mouvement interne.

Cette fonction disponible sur la fiche article ne doit être utilisée que pour des rectifications exceptionnelles.

saisir un mouvement de stocks, corriger les stocks, 
saisie directe, remplacer quantité de stocks, corriger quantité de stocks, changer quantité de stock

Gestion des approvisionnements : planning des commandes

planning des commandes, entrèes en stock, 
entrées prévues, planning des entrées, réservation de stocks

Le planning des commandes permet de connaître la ventilation des quantités en commande par semaine calendaire.

Ce planning regroupe les données à partir des bons de commande clients et fournisseurs. Les bons de commande prévisionnels et les ordres de fabrication sont également pris en compte pour l'établissement du planning.

Planning des commandes pour cette fiche article, 
planning de stock produit, stocks prévisionnels, commandes en cours, commandes en attente


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