Gestion de la fiche article

Le tableau de recherche et sélection de la fiche article est automatiquement ouvert au lancement de la fonction de saisie d'une fiche article. En utilisant les champs de saisie des en-têtes de colonne du tableau, l'utilisateur effectue des filtrages. La saisie de quelques caractères suffit pour limiter l'affichage aux références produits recherchées.

: ouverture de la fenêtre de recherche de référence article, dans l'ordre des codes produits, des désignations articles ou par familles d'articles puis références.

Le tableau de recherche simplifié, basé sur une requête ne prenant pas en compte les références périmées ou ne faisant plus partie du tarif actuel s'affiche. Le modèle standard est alors obtenu par un clic sur le bouton "Plus d'infos".

Recherche avec filtrage (références actives seules)

Pour effectuer une recherche sur la désignation par exemple, cliquer sur la loupe de l'entête de colonne. La recherche s'effectue alors sur le début de la désignation, au fur et à mesure que l'on saisit une chaine de caractères contenue dans la colonne.

Le raccourci clavier "CTRL + F" permet d'ouvrir une recherche plus large, pour retrouver une ligne du tableau contenant la chaine saisis. Cela permet par exemple de retrouver une référence interne à partir d'une référence fournisseur.

Les couleurs dans le tableau permettent de repérer plus facilement certaines références produits dans le cadre de la gestion des stocks, de la gestion commerciale et de la gestion des approvisionnements :

• Le rouge indique les références dont le stock est négatif
• Le vert indique les références dont le stock est positif
• Le jaune indique les références qui ont été spécifiées "Inactives" (case à cocher sur la fiche article)
• Le mauve indique les références "périmées" (sous-famille = ** sur la fiche article)

: accès à la gestion des documents associés à la fiche article :

Nomenclature : Ensemble de lignes de texte ou de lignes articles pouvant s'intégrer dans un autre document. Lors de la saisie de la référence de l'article sur lequel a été saisie une nomenclature, une boite de dialogue demande à l'utilisateur s'il veut insérer la ligne article globale ou le contenu de la nomenclature. Voir un exemple de fiche de nomenclature au format pdf

Fiche de coûts : Document permettant de détailler un article en sous-ensembles ou pièces détachées. Lors du lancement de fabrication, ce document permet la génération des ordres de fabrication ou le calcul des besoins matières. Exemple d'impression d'état de préparation de la fabrication

Fiche suiveuse de fabrication : Document permettant de détailler les étapes de fabrication d'un produit. Ce document permet de calculer les besoins en temps par poste de fabrication. Il accompagnera les pièces en cours de fabrication et permettra de noter les les écarts, les anomalies ou commentaires.

Fiche tarif : Liste des pièces d'un ensemble pour la constitution de tarifs ou catalogues.

Visualise : Affichage du document avec possibilité d'impression, de génération de PDF, d'exportation au format Word, Excel, XML ou Html. Le document affiché peut contenir des liens permettant à l'utilisateur d'afficher d'autres documents ou les fiches articles, clients et fournisseurs.

Saisie : Saisie ou modification du document sélectionné. Si lors de la saisie l'utilisateur supprime toutes les lignes du document, celui-ci ne sera pas conservé.

Actualise : Recalcul du document à partir des informations des fiches articles dont il contient les références, en tenant compte du tarif actuel ou d'un coefficient.

Supprime : Effacement du document sélectionné. Cette opération ne peut pas être annulée.

Lance fabrication : Lance un calcul ou génère les ordres de fabrication pour un nombre d'articles fixé par l'utilisateur.

: impressions des étiquettes produits.

Le paramétrage de base des modèles d'étiquettes article permet d'imprimer des étiquettes par pièce ou pour la gondole. Le nombre d'étiquettes à imprimer doit être spécifié par l'utilisateur. Le logiciel utilitaire de PcSoft, Etats et Requêtes, permet de personnaliser les modèles disponibles.

L'écran de sélection personnalisé pour la société BAC Bobinage permet de spécifier une référence de bon de réception fournisseur. Le nombre d'étiquettes imprimées sera égal à la quantité reçue et les informations de traçabilité saisies sur le bon de réception seront imprimées sur les étiquettes : numéro du lot, caractéristiques techniques, numéro de la pièce dans le lot.

: nettoyage de l'historique des mouvements de stocks, avec recalcul ou affectation d'une quantité de reprise.

L'historique des mouvements de stocks est un fichier dans lequel sont conservées les renseignements relatifs aux mouvements de stocks. Il ne faut pas le confondre avec les lignes de documents : l'enregistrement d'une ligne de facture par exemple, peut entrainer l'ajout d'un mouvement de stocks. D'autres mouvements de stocks peuvent provenir d'une saisie directe sur la fiche article.

Il peut être pratique de nettoyer cet historique pour certains articles, tout en conservant les lignes de factures pour le suivi client ou les statistiques. Par exemple, un négociant en produits pétroliers, pourra ré-initialiser ses stocks de fuel domestique à chaque début de campagne tout en conservant le détail des factures de l'année précédente, le nombre de lignes affichées pour son contrôle quotidien des stocks en sera plus réduit.

: affichage d'informations liées à la fiche article sélectionnée

Cadencier : gestion des approvisionnements. Ventilation par semaine prévue de réception fournisseur, si le cadencier est renseigné pendant l'enregistrement des bons de commande fournisseurs.

Historique des stocks : liste des mouvements des stocks : 2 modèles différents selon que l'utilisateur est autorisé ou non à connaitre les prix d'achat ou de revient des marchandises.

Modèle de base avec affichage des prix

Le bouton Modif permet d'obtenir un affichage détaillé d'un ligne de l'historique. Attention : une correction des quantités sur cet écran entrainera la mise à jour directe de la fiche article sans génération d'un mouvement dans l'historique. En cas de besoin, un clic droit sur le champ Stocks de la fiche article permettra de connaître l'origine et la date de cette rectification.

Documents : affichage des lignes de document sur lesquelles la référence est utilisée. Cet affichage dépend du type de document :

Affichage de base : documents clients ou fournisseurs

Fiches de coûts de fabrication

Fiches Tarifs

: Suppression de la fiche article. Cette opération est possible seulement si la référence article n'est pas utilisée dans un document et ne possède pas de mouvement de stocks.

La suppression de la fiche produit est définitive. Elle entraine la suppression des dossiers complémentaires rattachés à la fiche article. Ces éléments listés dans le volet droit seront définitivement effacés de la base de données.

Les documents rattachés à la fiche article, nomenclature, fiche de coût, fiche suiveuse de fabrication et fiche tarif sont également définitivement supprimés, dans le cas où de tels documents existent.

Une demande de confirmation est envoyée à l'utilisateur avant la suppression de la fiche article.

: Permet de remplacer le code article, ou référence article, par un autre.

Le remplacement est automatiquement répercuté sur tous les documents, y compris les documents archivés. Après le remplacement de la référence, les duplicatas ne seront pas identiques aux originaux.

Si le nouveau code proposé est numérique, un code compatible EAN 13 sera affecté. Il sera calculé à partir des 12 premiers chiffres proposés. Si le modèle de fiche article est "E" il suffit de fournir les 3 premiers chiffres du code, les dix autres seront générés.

La dépréciation de la valeur du stock pour une référence permet de diminuer la valeur de stocks d'un article invendu. Cette opération est réalisée seulement à partir de la fiche article.

Cet écran permet de saisir les valeurs permettant de calculer la dépréciation de l'article. L'utilisateur peut soit saisir le nouveau prix de revient soit appliquer un coefficient de dépréciation. Le nouveau prix de revient sera affecté sur la fiche article, les prix de vente ne seront pas modifiés par cette opération.

Un état des dépréciations des stocks doit être réalisé au moins une fois par an pour les besoins comptables. Un traitement mensuel des dépréciations des stocks est recommandé.

La saisie des mouvements de stocks est réalisée en principe sur un document : bon de livraison, bon de réception, fiche d'inventaire, mouvement interne.

Cette fonction disponible sur la fiche article ne doit être utilisée que pour des rectifications exceptionnelles.

Le planning des commandes permet de connaître la ventilation des quantités en commande par semaine calendaire.

Ce planning regroupe les données à partir des bons de commande clients et fournisseurs. Les bons de commande prévisionnels et les ordres de fabrication sont également pris en compte pour l'établissement du planning.