Les vidéos accessibles depuis cette page permettent d'illustrer certaines fonctions du logiciel de gestion intégrée Cogia. Elles ont été réalisées à partir de capture d'écrans. Pour plus de lisibilité, il est conseillé d'agrandir ces vidéos, en plein écran pour celles qui sont présentées sur Youtube.

N'hésitez pas à me contacter pour tout renseignement ou explication complémentaire, soit par la boite de dialogue en ligne lorsque je suis disponible, soit en vous abonnant à la page EURL Cogia Informatique sur Facebook.

Importation d'un bon de commande

Vidéo de présentation de l'importation d'un document reçu en pièce jointe en quelques clics. Cette opération est réalisée dans le cadre d'une échange de données informatisées permettant la prise en compte de documents sans saisie manuelle.

Conseil : basculer votre navigateur en mode plein écran pour afficher les boutons de contrôle du défilement de la vidéo. L'enregistrement a été réalisé à peu près à vitesse réelle, ce qui ne laisse pas assez de temps pour lire les commentaires.

Cette opération permet d'économiser 10 minutes sur la saisie classique d'un document commercial comportant quelques lignes de textes, références et conditions explicites.

Sur la base d'une importation d'un document par jour, cette fonction permet à elle seule de couvrir les frais de licence annuelle du logiciel pour un utilisateur.

Vidéo de présentation du planning des commandes : Le planning des commandes permet de visualiser l'état d'avancement des commandes, semaine par semaine. Il est accessible depuis l'écran d'ouverture de l'application, depuis les fiches produit, client ou fournisseur.

Une autre fonction du logiciel permet d'avoir une vue plus globale des commandes en portefeuille.

En vidéo, ajout de données de traçabilité sur un document : Les données de traçabilité sont, en principe, enregistrées pendant la saisie des documents. Il est cependant possible de les compléter à partir de la visualisation d'un document.

Saisie de données lors de la visualisation d'un état de stocks

Etat des stocks : Dans cette vidéo, l'utilisateur corrige directement des codifications secondaires à partir d'un état en visualisation avant impression, sans avoir besoin d'afficher la fiche article.

L'impression de l' état des stocks est obtenu à partir de la fonction Editions / Articles / Stocks du menu général de l'application.

Recherche dans les documents : Une première recherche est réalisée à partir d'une référence produit. On obtient alors la liste des documents sur lesquels figure cette référence. Sur le détail de cette ligne de document, on sélectionne une partie d'une information complémentaire de traçabilité, une portion de code barre par exemple, puis on effectue une deuxième recherche sur cette valeur pour afficher la liste des documents dans lesquels cette nouvelle valeur figure.

Avantages d'un logiciel de gestion intégrée :

Liens cliquables en visualisation avant impression : Cette vidéo est surtout destinée à présenter, à travers une édition de gestion présente dans tous les logiciels, les avantages apportés par la navigation simplifiée entre les fonctions.

Cette vidéo a déjà plus de trois ans, elle a été réalisée en aout 2008. Depuis, cette possibilité de cheminement a été encore plus répandue dans le logiciel de gestion intégrée Cogia. Je mesure chaque jour l'avance que j'ai prise avec ce logiciel, de telles possibilités de navigation, si utiles pour les utilisateurs ne sont pas encore très répandues dans les autres logiciels de gestion.

Historique des informations saisie ou modifiées :

Historique des modifications : Chaque modification apportée à la valeur d'un champ de saisie est conservée dans un journal. Il est possible de revenir à une valeur précédente en interrogeant ce journal et en faisant un copier/coller de la valeur désirée.

Jusqu'à fin 2010, cette fonctionnalité n'était disponible que pour les utilisateurs de la version avec hébergement des données sur un serveur HyperfileSQL. Maintenant, tous les utilisateurs du logiciel de gestion intégrée Cogia profitent de la journalisation automatique des modifications de données, y compris les auto-entrepreneurs.

Relance d'un client par mail

Relance d'un client en retard : A partir de tableau de bord de gestion, l'utilisateur affiche la balance âgée client, sélectionne un compte client depuis la visualisation, en vérifie le contenu, affiche un exemplaire des factures en retard et génére une lettre de relance pouvant être imprimée ou envoyée instantanément par e-mail.

Quoi de plus naturel que cet enchainement ? Pour l'utilisateur en TPE, l'information doit être disponible et les prises de décision immédiates. Il n'est pas incroyable qu'autant de factures restent impayées dans la comptabilité des Très Petites Entreprises, quand la comptabilité est gérée en retard, dissociée de la facturation, quand la gestion de trésorerie impose de ressaisir les factures et les paiements dans un tableau Excel soumis aux aléas des plantages informatiques. Alors que les outils actuels permettent de travailler sereinement.

Je pourrais ajouter que le prix de la licence annuelle du logiciel de gestion intégrée Cogia est sans doute inférieur au coûts engendrés par des factures oubliées ou pas relancées dans des délais corrects.

Saisie rapide en utilisant les raccourcis clavier :

Saisie d'une remise de chèques La saisie des règlements par chèque est simplifiée : les factures non payées d'un client sont accessibles pendant la saisie de la remise de chèques, le lettrage des comptes est automatisé. Sur cet exemple, les raccourcis clavier et les déplacements automatiques de la souris sur les boutons de validation permettent d'augmenter la vitesse de travail, aucun déplacement manuel de la souris n'est nécessaire.

Ajout d'un justificatif sur une pièce comptable

Dans la vidéo ci-contre, l'utilisateur a passé une commande sur internet pour des billets de trains et déjà enregistré la pièce comptable correspondant à l'achat. Il souhaite maintenant conserver les documents au format PDF qu'il a créé à l'aide de son scanner comme justificatif de cette opération.

A partir de la recherche du compte, il localise l'écriture et y attache un bloc-notes dans lequel il va faire glisser les documents PDF. Ceux ci seront intégrés à la base de données et accessibles d'un simple clic à partir de l'écran de visualisation des pièces comptables.

Cet exemple a été enregistré avec la version multi-utilisateurs de l'application et un hébergement des données sur Internet. Au cabinet d'expertise comptable, le collaborateur chargé du dossier dispose lui aussi d'une licence du logiciel pour consulter ou saisir les écritures à distance. Il peut facilement vérifier que l'enregistrement comptable des écritures est bien conforme à la pièce scannée.

Le logiciel de gestion intégrée Cogia est un véritable logiciel de gestion intégrée qui s'appuie sur une base de données HyperfileSql accessible à travers une simple connexion Internet. En plus des avantages de la centralisation des données de gestion apportés à l'utilisateur, il autorise le travail collaboratif en temps réel quelle que soit la localisation des utilisateurs, au siège, en déplacement ou en télé-travail.

Contrôle comptable : recherche d'information sur une opération

Dans cette vidéo, l'utilisateur commence par calculer une balance générale comptable, matérialisée par un tableau qu'il peut envoyer d'un clic droit vers un tableur, Excel ou OpenOffice par exemple.

Depuis ce tableau, il peut également consulter un extrait de compte pour en connaitre le détail des écritures comptables sur la période ou l'exercice comptable à contrôler.

A partir de l'écran de visualisation avant impression des extraits de comptes, il peut afficher des documents comme par exemple une facture sur laquelle il veut vérifier une information, la fiche article détaillée correspondant à la ligne de facture.

La navigation par simple clic sur une information est un des points forts des logiciels de gestion intégrée.