Découverte du logiciel de gestion Cogia

Depuis l'écran principal ou d'accueil de l'application, choisir l'option Saisie/Clients à la souris ou en utilisant le raccourci clavier ALT+S+C.

Une fiche client vierge est affichée. Vous pouvez saisir directement le code du client ou le rechercher.

Pour lancer la recherche, cliquer sur le bouton "code" ou frapper au clavier ALT+C.

La fenètre de recherche s'ouvre.

Pour commencer la prise en main, sélectionner un client dans la liste affichée et valider par la touche "Entrée" du clavier.

Etape 2 : Vérification de la fiche client

Contrôler les informations permanentes de la fiche client, les compléter ou les modifier si nécessaire. Vérifier en particulier la situation comptable.

Cliquer sur le "Point d'interrogation" en bas à droite de la zone "Solde comptable". La liste des écritures non lettrées du compte client s'affiche. On peut y remarquer les factures non payées, en retard ou faisant l'objet d'un litige.

Rappel :Un clic droit dans un champ de saisie, par exemple le N° de téléphone, permet d'accéder à l'historique des modifications apportées à ce champ et d'en connaitre l'auteur. cette fonction n'est pas disponible seulement dans la version mono-utilisateur en mode local.

Etape 3 : Enregistrement d'une nouvelle commande

Lancer le travail "Création commande" en utilisant les combos, ou plus rapidement le raccourci clavier : ALT+T+C+TAB+C+Entrée.

Etape 3-bis : Modification d'une commande

Placer la ligne résumé de la commande en surbillance en cliquant dessus.
Lancer le travail "Modification" en utilisant les combos, ou plus rapidement le raccourci clavier : ALT+T+M+Entrée.

Modifier éventuellement la date de commande, les initialles de l'utilisateur

Les données de la fiche client sont duppliqués dans chaque document, il est possible de les modifier (commande avec conditions particulières par exemple). Si des modifications sont effectuées, elles ne sont pas reproduites sur la fiche permanente du client.

Remarque :Le volet droit de la fiche contient une liste de dossiers (Contact, Notes..) permettant de stocker des informations au niveau de la fiche client. Ces données complémentaires ne sont pas dupliquées au niveau des documents, tout ajout, suppression ou modification effectué lors de la saisie du document sera disponible depuis la fiche tiers.

En validant l'en-tête on affiche le corps de la commande, vide pour une nouvelle commande ou contenant les lignes modifiables dans le cas d'une reprise de saisie sur une commande déjà enregistrée.

Etape 4 : Saisie de lignes de texte

Se placer dans la colonne Désignation et saisir une ligne de texte simple ou un paragraphe. Les lignes de texte simple sont limitées à 50 caractères. Pour saisir un paragraphe de texte saisir le caractère # en debut de zone de texte, une écran de saisie de texte de paragraphe s'ouvre alors, comme dans l'exemple ci-dessous : #Référence de votre commande

Remarque : Une ligne de texte ne peut pas contenir de quantité, ni de montant.

Etape 5 : Saisie de lignes "produit"

Se placer dans la colonne Référence
* Référence connue : saisir le code et valider, aller à l'étape 5-1
* Début référence connue : saisir le début et valider
* Référence inconnue : cliquer sur le bouton "Recherche Art" ou "ALT+C"

Une fois la recherche initialisée, sélectionner l'article, cliquer sur "CHOIX"

Etape 5-1 : Saisie de lignes "produit"

En même temps que la désignation, le programme affiche les quantités en stocks et disponibles (stock+encours fournisseur-réservé clients) en dessous de l'en-tête.

Saisir la quantité, modifier éventuellement le prix (s'il est différent du prix de base).

En fin de ligne, une fenêtre s'ouvre pour fournir des renseignements complémentaires, par exemple, le nombre de colis qui seront expédiés pour cette ligne de commande.

Etape 6 : Fin de document

Cliquer sur le bouton "Fin Document", une fenètre de lancement des impressions s'ouvre.
On peut également à ce niveau corriger les conditions de paiement.

Le modèle choisi pour cette prise en main permet de lancer l'impression du bon de commande (confirmation de commande par exemple à envoyer au client) à transmettre au service chargé de la préparation de l'expédition, les étiquettes d'expédition et des étiquettes intitulées "contre-marque".

Remarque : Ces étiquettes sont spécifiques et ne sont pas disponibles dans la version d'évaluation car elles sont réalisées sur des imprimantes spécialisées. Elles contiennent des informations sur les produits, des n° de lot, de série... et en général des codes barres.

Etape 7 : Gestion du suivi du document

L'utilisateur du service commerial décide de la poursuite du processus de traitement de la commande. Il peut informer par mail le client de la situation de sa commande, informer également par mail le servcie expédition. Un système de codes positions sur 3 critères permet de situer et de retrouver les documents en fonction de l'état d'avancement de leur traitement.

Poursuivre la présentation : Préparation de l'expédition